Assistant administratif d'agence h/f

Nous sommes un groupe indépendant et un acteur majeur du bâtiment, des infrastructures et des services. Nos 6 domaines d'expertise couvrent l'ensemble des métiers du secteur, en France comme à l'international. Notre volonté ? Co-créer de la valeur avec et pour nos clients, nos collaborateurs et l'ensemble de nos partenaires. Notre force ? Notre culture : écoute, dialogue et synergies métiers. Mabboux Parcs et Jardins, filiale de Spie Batignolles Paysage est à la recherche de son Assistant administratif d'agence H/F, pour son site basé à Combloux (74).

Reconnue pour son savoir-faire et son exigence depuis 1975, Mabboux Parcs et Jardins intervient auprès d'une clientèle haut de gamme. Notre activité s'est diversifiée dans plusieurs secteurs tels que la création paysagère, l'entretien d'espaces verts, le terrassement, la maçonnerie et la menuiserie paysagère, la vente et l'installation de spas.

Vos missions seront les suivantes :

Gestion d'Exploitation et Bureau d'Etudes :

- Préparation des contrats de sous-traitance et des PPSPS ;
- Réalisation et suivi des DICT, demandes d'arrêtés de voirie ;
- Réalisation partielle des Dossiers d'Ouvrages Exécutés ;
- Saisies des éléments contractuels de marché dans un logiciel interne (Fiche clients, Chantier)
- Déclaration des sinistres auprès de notre holding ;
- Aide ponctuel au bureau d'études (rédaction, dématérialisation des dossiers d'appel d'offre ).
- Vérifier la cohérence des informations Spock en lien avec les procédures de Spie batignolles paysage

Gestion courante de l'Agence :

- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion du courrier papier, mails, affichages ;
- Saisies des commandes et bons de livraison ;
- Gestion de la facturation ;
- Rapprochement commandes, Bons de livraison ;
- Intégration des factures fournisseurs dans l'outils ;
- Rédaction des devis ;
- Relance clients en lien avec le service recouvrement ;
- Assurer le lien entre les services centraux et l'Agence ;
- Gestion des fournitures ;
- Gestion de l'agenda ;

Gestion du Personnel :

- Accueil des collaborateurs, contrat de travail, visite de site et présentation de l'entreprise ;
- Vérifications des heures de travail, des absences, AT, CP de notre personnel de production ;
- Répondre aux sollicitations des collaborateurs et remonter les questions au Service RH/Paie si besoin ;
- Gestion de l'intérim et de l'insertion ;
- Assurer la remontée et la descente des informations auprès des équipes.