Assistante de direction f/h

Les Directions Financière, Juridique, Achats et Immobilier du Groupe Alpha recrutent, en CDI, à temps plein, à Paris :

Leur Assistante de Direction F/H

L'Assistante de Direction est rattachée au Secrétaire Général du Groupe Alpha, qui supervise ces Directions. Il est important de noter que l'Assistante de Direction sera un appui du Secrétaire Général auprès de ces équipes et portera au sein de chacune de ces Directions des projets spécifiques.

Compte tenu de la taille de ces équipes (une trentaine de personnes), l'Assistante de Direction devra faire preuve d'adaptabilité et de réactivité, et devra être capable de gérer les priorités.

Les principales missions confiées :

Mission transversale d'Assistanat

* Gestion des agendas et organisation des rendez-vous

* Organisation et gestion logistique des déplacements

* Organisation et gestion logistique des réunions (réservation de salles, organisation de conférences téléphoniques…)

* Traitement des courriers et des recommandés

Mission transversale de Gestion

* Assistance aux tableaux budgétaires de chacun des services

* Gestion d'équipe : on-boarding, off-boarding, gestion des congés et possibles absences.

* Traitement des bons de commande et des factures fournisseurs

* Production des documents (ordre du jour, comptes-rendus)

* Préparation de documents Powerpoint et de Notes de synthèse

* Gestion des intranets de ces Directions

* Interface avec les autres services supports (DRH, DSI, Marketing et Communication)

Mission Direction Financière

* Pointage des reporting mensuels

* Gestion administrative des dossiers bancaires (suivi administratif, formalités, suivi des pouvoirs, rédaction de courriers, envoi de documents)

* Gestion documentaire des bilans et des liasses fiscales

* Suivi administratif pour les actuaires

* Gestion cartes bancaires Corporate et Procurement

* Suivi des relations CAC (lettres de mission, honoraires, attestations, lettre d'affirmation) et pilotage des circularisations (banques, avocats, fournisseurs

* Suivi Banque de France et des enquêtes INSEE

* Suivi budgétaire des projets informatiques et des dossiers du Crédit d'Impôt Recherche

* Coordination campagne annuelle de souscription au plan d'épargne entreprise

Mission Direction Juridique

* Suivi des contrats d'assurance et du règlement des appels de primes

* Suivi des contrats de sous-traitance

* Assistance à l'équipe lors des phases d'arrêté et d'approbation des comptes annuels

* Assistance à l'équipe pour le secrétariat juridique des sociétés du Groupe et des Associés (rédaction des actes, circularisation des signatures, formalités)

Nous rejoindre, c'est donner du sens à votre travail, c'est intervenir dans des missions variées et bénéficier d'un parcours de formation adapté dans une trajectoire évolutive.

Vous bénéficiez de 7 semaines de congés annuels, d'un temps de travail choisi chaque année (3 paliers de temps de travail) et d'une organisation du travail hybride mêlant télétravail et présentiel au bureau, pour tenir compte de l'équilibre vie personnelle/vie professionnelle. C'est aussi un modèle attractif de partage de la valeur organisée autour d'un intéressement, de la participation et d'un dispositif de prime. Vous bénéficiez de tickets restaurants et accédez à l'utilisation de chèques CESU. Enfin, parce qu'aujourd'hui, se déplacer autrement est devenu une exigence déterminante pour préserver la planète, nous prenons en charge votre abonnement de transports urbains et métropolitains à hauteur de 75% et/ou un forfait de mobilité durable.