Vos activités principales :
- Assurer l'accueil et le standard du SGCD, de la préfecture et ou de la DDT
- Oriente les usagers vers le(s) service(s) compétent(s), parfois vers d'autres administrations
- Met en relation et suit la prise en charge de l'appel
- Prendre et transmettre des messages en cas d'absences des agents des services
- Explique les procédures aux usagers
- Contrôle la complétude des dossiers
- Participe à la mise à jour de la documentation collective
- Veille opérationnelle et suivi des outils de communication (téléphonie, messageries opérationnelles, bals fonctionnelles) afin d'assurer la permanence téléphonique des services de l'État et la continuité des liaisons gouvernementale dans un cadre de gestion de crise.
- - à la DDT, mise en ligne le journal « LA MONTAGNE », s'assurer de l'affichage sur le moniteur destiné au public
- Gestion du courrier :
- vaguemestre, réceptionne, classe, enregistre, organise, distribue, transmet et affranchit courriers et courriels des services de l'État (SGCD, préfecture, DDI) y compris sur logiciel spécialisé
- Alimente au fur et à mesure les instruments de suivi
- Rédige les accusés de réception et les réponses types
- Prépare le courrier au départ et l'expédition
- Assure le suivi des budgets courrier par direction
- Enregistrement des parapheurs et des arrêtés préfectoraux des services extérieurs (DDI - autres)
- Gestion des fournitures des services de l'État : commande, réception, stockage
Votre environnement professionnel :
- Activités du service :
Le pôle relation avec les usagers assure l'accueil et le standard et la gestion du courrier de la préfecture, du SGCD et de la DDT du Cantal. Elle a aussi pour mission d'assurer la gestion du courrier interne et externe des services de l'administration territoriale de l'État (SGCD, préfecture, DDT, DDETSPP) ainsi que la gestion des fournitures de ces différentes entités.
- Composition et effectifs du service :
Le pôle relation avec les usagers comprend 6 agents dont le chef de pôle.
- Liaisons hiérarchiques
N+1 : chef de pôle
N+2 : le chef de service et son adjoint
Sous l'autorité fonctionnelle du directeur de la DDT
- Liaisons fonctionnelles
Les agents de la préfecture, des sous-préfectures, du SGCD, des DDI et des collectivités.
Vos compétences principales mises en œuvre
- Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel (souhaité)
Avoir des compétences en informatique - bureautique
Connaissance des techniques d'accueil dont accueil téléphonique (niveau pratique requis)
- Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
Savoir s'organiser
- Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
savoir accueillir
savoir s'adapter
savoir communiquer
savoir s'exprimer oralement
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Régime horaire à 38h30
Astreinte standard rémunérée 1 semaine/mois pour assurer la continuité des liaisons gouvernementales.
Qui contacter ?
Mme BOUDON - cheffe du service Immobilier-Logistique-Accueil - 04 71 46 23 70
M. GAILLARD - adjoint à la cheffe de service - 04 71 47 23 39
Informations complémentaires
Localisation administrative et géographique / Affectation :
Secrétariat général commun départemental - 2 cours Monthyon - 15000 AURILLAC
Direction Départementale des Territoires du Cantal - Cité Administrative d'État Bâtiment H 22 Rue du 139ème RI 15000 AURILLAC
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