Assistante de dmu (dmu neuroscience) f/h

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat

Type de contrat
Titulaire ou CDD

Service d'affectation
DMU Neurosciences

Présentation du service

Le groupe hospitalier AP-HP Sorbonne Université est composé de 7 hôpitaux: Pitié Salpêtrière, Charles Foix, Saint-Antoine, Rothschild, Trousseau -La Roche-Guyon et Tenon.

Présentation du DMU Neuroscience


Le DMU Neuroscience est composé de plusieurs services répartis sur les sites de Pitié Salpêtrière, Saint Antoine, Tenon, Rothschild, Charles Foix, associant différentes spécialités cliniques et médicotechniques (activité MCO et hors MCO):
· Neurologie
· Réanimation neurologique et Urgences Cérébro-Vasculaires
· Psychiatrie adultes et de la personne âgée
· Rééducation: SSR – SLD – MPR
· Neurophysiologie – Anatomopathologie


Il s’agit d’un centre d’excellence médical ayant une référence nationale pour des pathologies rares.


Il est centre de recherche et de formation universitaire, médicale et paramédicale où l’approche du soin est multidisciplinaire et de qualité. Le DMU Neuroscience constitue ainsi le pilier hospitalier de l’Institut Hospitalo-Universitaire de Neurosciences (IHU–A-ICM). Dans ce cadre, il collabore étroitement avec les équipes de recherche de l’Institut du Cerveau et de la Moelle (ICM).


L’offre de soins est diversifiée, avec une capacité d’accueil de plus de 500 lits, où exercent plus de 1000 personnels paramédicaux et plus de 250 médicaux qui répondent à une demande de plus 80 000 consultations externes par an.


Vos missions

Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques :
Cadre Paramédical de DMU

Liaisons fonctionnelles :Cadre Administratif de DMU, Directeur Médical du DMU et ses adjoints, Directeur Délégué du DMU, les équipes médicales et paramédicales, les directions fonctionnelles du site, les autres services de soins cliniques et médicotechniques, les services prestataires et du service, les services transversaux

Missions du poste

Missions Générales:

Assurer le secrétariat de l’exécutif du DMU Neurosciences

Assister et Coordonner les activités inhérentes à l’exécutif de DMU

Activités du poste

Organisation du secrétariat du DMU

* Assure l’accueil physique et téléphonique
* Gère et traite les courriers, dossiers et documents
* Gère les rendez-vous et agendas
* Saisi et met en forme les différents documents
* Développe les technologies de l’information et de la communication (intranet, internet, numérisation des données, réseaux…) - Réalise des brochures, dépliants…
* Assure l’interface avec les secrétariats des directions et chefs de service
* Réserve les salles de réunion

Organisation des réunions du DMU, rédaction et diffusion des comptes rendus

* Participe à l’élaboration des ordres du jour et les diffuse
* Assiste et participe aux réunions de DMU
* Rédige et diffuse les comptes rendus des réunions

Diffusion de l’information

* Tient à jour les listes de diffusion (adresses mail, annuaire de l’encadrement)
* Participe à l’élaboration et à la diffusion de la lettre du DMU
* Publie les fiches de poste sur le logiciel dédié

Organisation du staff hebdomadaire en collaboration avec un médecin du DMU

* Diffusion du planning

Organisation des événements ponctuels

* Séminaire annuel du DMU en lien avec le comité d’organisation

Gestion de l’approvisionnement et l’entretien du matériel

* Effectue les commandes des fournitures
* Effectue les demandes d’intervention des services techniques

Assurer le remplacement d'une AMA du DMU selon les besoins

* Accueil physique et téléphonique
* Gestion des courriers, des emails.
* Tenue du dossier médical informatique du patient, numérisation de documents médicaux
* Gestion des comptes rendus médicauxd’hospitalisation et de consultation : mise en forme, correction et envoi, avec l’aide du logiciel ORBIS MEDICAL.
* Utiliser les outils bureautiques et logiciels institutionnels (ORBIS, PACK OFFICE)
* Reproduction de dossiers médicaux en lien avec la Direction des usagers
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Profil recherché

CONNAISSANCES ASSOCIEES

• Connaissances bureautiques
• Connaissances des outils de communication
• Connaissances en anglais appréciées

Diplômes et formations requis
• Titulaire d'un bac sciences médico-sociales et diplôme de secrétariat médico-social ou BTS Assistante de direction

Qualités requises
• Confidentialité - Discrétion
• Sens de l'organisation
• Sens des responsabilités
• Disponibilité
• Qualités relationnelles
• Capacité à assurer une coordination entre les différents intervenants
• Capacité d'adaptation et d'initiative
• Actualisation régulière des connaissances


Schéma horaire
Jour

Temps de travail
7h30

Horaires de travail
Journées de 7h30/7h36, sur une plage horaire variable étendue entre 8h30 et 17h30

Télétravail
Non

Vos avantages à l'AP-HP
Prévention des risques professionnels Risques professionnels liés à l'activité · Risques liés au travail sur écran. Mesures de prévention face aux risques · Formation institutionnelle. · Intervention de l’ergonome du travail EVOLUTION POSSIBLES DU METIER Passerelle courte: - Formations liées à l’évolution du projet du DMU et du GH - Adjoint des cadres hospitaliers (ex: Encadrant archives…) - Technicien Supérieur Hospitalier (ex: Technicien d’Information médicale) Passerelle longue: - Attaché d’Administration Hospitalière (ex: Encadrant général de secrétaires médicales à l’échelle d’un établissement ou d’un GH) AVANTAGES SOCIAUX - Remboursement des transports en commun ou forfait mobilité - Possibilité de parking - Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux - Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...) - Chèques emploi-service CESU AP-HP


Description de l'hôpital
Situé à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes: affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité.

Référence de l'offre
2025-17222