Responsable de l'unité assemblées et subventions (h/f)

Missions
- Organiser l'activité du guichet unique et encadrer le référent technique du Guichet Unique des subventions (GUS) privées et associatives et les agents de l'unité,
- être garant de la qualité de l'instruction des demandes de subventions,
- assurer la qualité de la relation entre le GUS et les demandeurs afin de leur apporter aide et conseil lors de la constitution des dossiers,
- exercer la fonction d'administrateur de l'applicatif métier et appuyer les services métiers et les usagers dans son utilisation,
- appuyer le référent technique sur les dossiers complexes,
- réaliser la préparation des sessions et veiller à la complétude des dossiers de subventions du pôle présentés aux votes,
- assurer le suivi des conventions en lien avec les services métiers et la mise en paiement des subventions du Pôle (privées et publiques) en lien avec la Plateforme Support Mutualisé (PSM)
Activités du poste
- Management des agents de l'unité : encadrement, soutien, apport d'outil de méthodologie et procédures,
- Appui à l'unité dans les aides et conseils aux demandeurs de subvention : entretiens téléphoniques, réunions de travail, formation etc.,
- co administration de l'applicatif métier en relation avec le service conseil aux collectivités, l'éditeur et la DSI, paramétrages, guides de procédures, gestion des habilitations, résolution des problèmes de fonctionnement et appui aux utilisateurs, accompagnement des montées de version etc.,
- appui au référent technique dans l'instruction des dossiers complexes, la gestion des rejets et le suivi d'activité du Gus,
- gestion des décisions et notifications des dossiers relevant du PSCCS en collaboration avec le référent technique; suivre la signature et l'exécution des conventions liées aux subventions pour le PSCCS,
- réalisation des paiements des subventions pour le PSCCS (engagements et liquidations des versements uniques, acomptes et soldes),
- préparation des sessions en lien avec le chef de service : validation administrative et financière de l'ensemble des rapports, délibérations et documents passés en session (conventions, etc.) ; interface entre le Pôle et la DFAJA ; veille à la complétude des dossiers de subventions du pôle présentés aux votes,
- lien avec le contrôle de gestion sur les structures auditées (suivi du plan de contrôle) et communication de l'Open Data,
- suivi de la donnée (statistiques diverses, lien avec CAP 04 etc.)
Compétences et aptitudes requises ou souhaitées
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une collectivité territoriale ;
- connaissance du cadre juridique et financier des subventions ;
- maîtrise des outils bureautiques ;
- utilisation des logiciels : PORTAIL DES AIDES, SEDIT et AIRS DELIB ;
- autonomie, rigueur, discrétion professionnelle, capacités d'écoute et de communication ;
- qualités rédactionnelles indispensables ;
- sens du travail en équipe et en réseau.
Environnement du poste
- Travail en relation quotidienne avec les services de la collectivité;
- travail en relation étroite avec le service Contrôle de gestion et la Direction des Finances et des Affaires Juridiques et Achats,
- liens fréquents avec les porteurs de projets.
Rattachement hiérarchique
- Chef du service support
Nature du poste
- Poste permanent à temps complet ;
- Résidence administrative : Digne-les-Bains.
Le recours à un contractuel est possible sous réserve du constat infructueux du recrutement d'un fonctionnaire. Dans ce cas, l'agent recruté est engagé par un contrat à durée déterminée de 3 ans renouvelable.
Contexte d'exercice
- Autonomie et rigueur dans l'organisation du travail ;
- Poste essentiellement sédentaire avec des déplacements ponctuels ;
- Encadrement d'une équipe de 3.5 ETP (2.5 ETP catégorie C et 1 ETP catégorie B),
- Télétravail possible.
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération: à partir de 2 200,00€ par mois
Avantages:
* Flextime
* RTT
* Travail à domicile occasionnel
Lieu du poste : Télétravail hybride (04000 Digne-les-Bains)