Executive assistant & office manager

EFFIK, filiale du groupe ITALFARMACO est un laboratoire pharmaceutique français spécialisé dans les domaines de la santé de la femme, de la neurologie et des maladies rares.


Dans un contexte de forte croissance, nous renforçons notre support de la Direction Générale.


Votre rôle :


Assurer un support de haut niveau à la Direction Générale et coordonne les services généraux pour offrir un cadre de travail performant et sécurisé.

Ce poste stratégique combine en effet les responsabilités d'assistanat exécutif et de gestion des opérations internes. Il vise à garantir l'efficacité des dirigeants tout en assurant un environnement de travail optimal pour l'ensemble des équipes.


Vos missions :


Executive Assistant


Gestion de l’agenda et des réunions

* Organiser et coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements professionnels des dirigeants
* Préparer les dossiers pour les réunions (ordres du jour, compte rendu, documents nécessaires) notamment lors des Comités de Direction, et autres réunions avec le Board
* Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions (suivi des actions)


Organisation des déplacements

* Planifier et organiser les déplacements professionnels (réservations de transport, hébergement, itinéraires) des Dirigeants et autres collaborateurs du siège
* Organiser les réunions au siège avec tous membres du Board (Transferts, Hotels, logistique)
* Préparer les itinéraires et gérer les imprévus pendant les déplacements


Communication interne, gestion de projets et évènementiel :

* Assure la gestion de projets relatifs à la direction générale
* Organiser les séminaires, réunions stratégiques et événements internes.
* Assurer la communication et la circulation de l’information entre la Direction Générale et les interlocuteurs internes et externes.
* Gérer les communications écrites et orales de la Direction Générale.
* Gérer les appels téléphoniques, emails et courriers, en priorisant les demandes
* Agir comme intermédiaire entre les dirigeants et les interlocuteurs internes et externes
* Rédiger des courriers, notes de synthèse et autres documents professionnels au nom de la direction


Office Manager


* Coordination et gestion des locaux :
* Gérer l’accueil des locaux
* Veiller à l’entretien des locaux, à l’aménagement des espaces de travail et de vie et à la gestion des déménagements, si nécessaire
* Gérer les espaces de travail (salles de réunion, fournitures, clef) et de vie (cafétéria, machine à café)
* Gérer le contrôle d’accès aux locaux (création et restitution badges d’accès)
* Accueillir, coordonner et gérer les entreprises extérieures
* Garantir la sécurité des locaux (mise en conformité, gestion des extincteurs, sorties de secours...) et suivi des actions (mise à jour du DUERP, en collaboration avec le département RH, mise aux normes des locaux…)
* Rédige les procédures nécessaires au fonctionnement des locaux


* Gestion administrative :
* Assurer le suivi administratif général (courrier, documents légaux, archivage, contrats fournisseurs).
* Gérer les fournitures de bureau et le matériel nécessaire au bon fonctionnement du bureau.
* Gérer les contrats et les relations avec les prestataires (fournisseurs, maintenance, téléphonie fixe ...).
* Optimiser les coûts de fonctionnement des services généraux


* Organisation et coordination des événements :
* Organiser des événements internes et externes (réunions, séminaires, conférences, événements d’entreprise) en lien avec le service RH et les services internes concernés.
* S'occuper de la logistique pour les événements : réservation de lieux, coordination des prestataires, gestion des invitations.
* Références des partenaires extérieurs pour les différentes prestations (prestataires ESAT : plateaux-repas, buffet…)


* Communication au sein des bureaux
* Coordonne en partenariat avec les responsables de département les actions de communication relative aux bureaux auprès des salariés (siège et terrain)



Profil recherché :


* Formation Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI
* Une expérience confirmée en assistanat exécutif ou assistanat de direction dans l’industrie pharmaceutique est requise
* Maitrise de l’anglais professionnel
* Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec des interlocuteurs variés.
* Sens des priorisations, autonomie, rigueur, sens de l’organisation
* Maîtrise des outils bureautiques



Ce que nous offrons :


* Un rôle clé et transversal.
* Un laboratoire dynamique avec un portefeuille en pleine croissance.
* Une évolution progressive vers une polyvalence sur d’autres missions.
* Des projets variés tout au long de l’année.


Process d'entretien

* 1er contact téléphonique avec notre Talent Acquisition : Camille
* 2ème contact visio (30min) avec Camille
* 3ème contact avec la Directrice des Ressources Humaines
* 4ème contact avec la Directrice Générale
* Proposition d'embauche