Description du poste
Tâches principales en qualité de titulaire :
Gestion du courrier - 3 flux : (1. collecte et distribution aux services DI des courriers « papier » ; 2. suivi et traitement des messages dans la boite mail fonctionnelle DI* ; 3. suivi et cotation des notes administratives reçues et envoyées dans l’application interne Courrier*)
Gestion du matériel et de la logistique (réservation des salles et du système de visioconférence*, suivi du matériel d'impression de la DI et commande de toner, commande des fournitures*, etc.)
Gestion RH des agents de la DI (gestion des congés des cadres de la DI par délégation*, gestion des congés et suivi des anomalies de pointage des agents du cabinet DI par délégation*)
Secrétariat encadrement DI tenue de l’agenda du DI, gestion des frais de déplacement (préparation des ordres de mission et état de frais)*, préparation des réunions (accueil café, repas…) et différents évènements (visite officielle, cérémonie...)
Secrétariat de la DI : Mise à jour des organigrammes, annuaires tel.*, mise en ligne sur le site intranet de la DI*,
Mise à jour et suivi des délégations de signature (dont Préfet/DI, DI pour l’ordonnancement secondaire), mise en ligne sur le recueil des actes administratifs de la préfecture*, mise à jour des pouvoirs des agents poursuivants*.
Suivi et traitement des contraventions pour l’ensemble de la DI*
Recensement et statistiques lors des grèves nationales*
Rédaction de compte-rendus ou relevés de décisions de diverses réunions* (équipe projet, RMI, prévention,...)*
Rédaction de fiches d’informations hebdomadaires et mensuelles à destination des préfets ou de la direction générale*
Préparation des dossiers, des notes ou des décisions d’ordre général et leur suivi
Dialogue social : préparation du calendrier prévisionnel des instances et réservation des salles*, préparation logistique des réunions, préparation en amont du Conseil Social d’Administration (CSA) : convocations, envoi des documents de travail,...*
Communication : en binôme avec une des rédactrice : création d’un journal interne semestriel*, publication de visuels sur LinkedIn*
Suppléance des rédactrices :
- Décision administrative individuelle : gestion des arrêtés préfectoraux, suivi de l’archivage interrégional *
- Suivi et enregistrement sur le serveur informatique DI de décisions*, affichage, consultation…
- Rédaction de l’arrêté de subdélégation pour le DR de Caen en matière de Contributions Indirectes (CI) et mise en ligne sur le recueil des actes administratifs de la préfecture*
- Référent DI en matière de règlement général de protection des données (RGPD)
- Préparation des formations spécialisées de service (FS) et formations spécialisées de CSA (FS de CSA) en l’absence de la rédactrice titulaire (convocation, mise à dispositions des documents de travail sur la plateforme collaborative)*
- De manière exceptionnelle (indisponibilité des deux rédactrices), participation aux instances sociales (FS, FS de CSA, )
Conditions d'exercice particulières
Les fonctions listées ci-dessus et repérées par un * peuvent être ouvertes au télétravail, sauf exception.
Le télétravail pourra être autorisé par le chef de service suite à demande de la personne recrutée sous condition d'acquisition de l'autonomie nécessaire.
Régime des horaires variables (badgeuse) avec des pointes d'activité ponctuelles pouvant entraîner des contraintes horaires après 17h00.
Description du profil recherché
Candidat(e) possédant les compétences listées ci-dessous et ayant une expertise dans la connaissance :
1. de l'organisation, du fonctionnement et des missions de la direction
2. de l'environnement professionnel (organisation et rôle des différents acteurs)
3. des outils informatiques de bureautique (badgeuse, traitement de texte sous libre office, tableur sous libre office, messagerie sous Zimbra).
Un grand sens de la confidentialité et de la rigueur sera par ailleurs attendu de la personne recrutée.
Temps Plein
Oui
Compétences candidat
Compétences
4. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
5. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
6. SAVOIR-FAIRE - Contrôler
7. SAVOIR-FAIRE - Fiabiliser
8. SAVOIR-FAIRE - Gérer des flux, des stocks
9. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
10. SAVOIR-FAIRE - Rédiger
11. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
12. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
13. SAVOIR-ETRE - Esprit d'initiative
14. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
15. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 4 Baccalauréat
Spécialisation
Secrétariat, bureautique
Niveau d'expérience min. requis
Expert
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.