Au sein du Service Center, l'Assistant Administratif Service Center assure la gestion administrative, logistique et opérationnelle des flux de machines et pièces détachées, depuis leur réception jusqu'à leur dispatching, leur traitement atelier et leur facturation. Il prend en charge également la relation client avec les filiales internationales et les fournisseurs.
Dans ce cadre, il/elle prend en charge les missions suivantes :
Réception et enregistrement
Réceptionner les machines et pièces dans les systèmes CRM et fichiers de suivi (validation RMA).
Vérifier la conformité des informations reçues et relancer les filiales en cas d'informations manquantes.
Orienter les réceptions : zone analyse, zone litige, destruction.
Ordonnancement et coordination de l'atelier
Constituer les dossiers machines pour l'atelier.
Commander les pièces nécessaires et assurer les flux des machines avec le Service Logistique.
Renseigner et maintenir les outils d'ordonnancement.
Suivre l'avancement des travaux et relancer l'atelier pour garantir le respect des délais.
Gérer les entrées en stock et les mouvements logistiques et informatiques.
Assurer la coordination avec l'équipe comptable pour les produits département.
Gérer les flux avec les fournisseurs (RMA, avancement.).
Relation filiales, suivi facturation et gestion administrative
Renseigner le fichier de suivi de l'activité (réception, départs, facturation.).
Mettre à jour les fichiers comptables pour préparer et déclencher la facturation des prestations.
Assurer la coordination avec les équipes ADV pour le transfert des commandes.
Assurer la communication avec les filiales sur le traitement des commandes reçues, en fonction des services demandées (réparation, destruction, démo, .).
Etablir les devis des différents services et gérer la validation par les filiales.
Mettre à jour les différents indicateurs et tableaux de bord de l'activité.
Horaire : en journée.
Ce poste intéressera :
Une personne avec un niveau de connaissances équivalent à un Bac administratif avec 3 à 5 ans d'expérience sur une fonction similaire ou d'un Bac+2/3 administratif avec une première expérience en environnement comparable. Vous maitrisez l'utilisation des outils bureautiques et avez une bonne connaissance des outils ERP et CRM.
Langues : Anglais niveau B2 (oral et écrit).
Aptitudes / qualités recherchées :
Le poste nécessite adaptabilité, rigueur et autonomie afin de garantir un taux de service optimal et une organisation fluide des flux entrants et sortants.
L'activité se réalise en lien direct avec l'atelier, les filiales internationales, les services internes (logistique, ADV, TBS, export, comptabilité) ainsi que les fournisseurs.
Autres qualités attendues :
Orientation satisfaction client
Autonomie et capacité à prendre des initiatives et des décisions
Sens de l'organisation, gestion des priorités, réactivité
Rigueur, disponibilité, fiabilité
Capacité relationnelle et esprit de service
Esprit d'analyse et sens du travail en équipe
Aptitude à dialoguer avec le « monde » de la Technique
Classif : D7.
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