Attaché.e de direction h/f

Description du poste

Versant

Fonction Publique d'Etat

Catégorie

Catégorie A (cadre)

Domaine et Métier

ACCUEIL, ASSISTANCE ET SERVICE A L'USAGER - Assistante/Assistant d'un service

Intitulé du poste

Attaché.e de Direction H/F

Descriptif de l'employeur

La Délégation départementale de Seine-et-Marne est chargée de mettre en œuvre la politique de l’Agence régionale de santé au niveau territorial. Sa directrice départementale (DD) assure actuellement l’encadrement d’environ 70 personnes. Elle est appuyée par la directrice départementale adjointe.


Au sein de la Délégation Départementale, le Département Parcours et Offre de Soins (PAR&OS) organise, régule l’offre de soins et les ressources humaines en santé, ainsi que la permanence des soins, les transports sanitaires et la coordination des parcours de santé.


Au sein de la délégation, le département Prévention et Promotion de la Santé (PPS) est en charge des actions de prévention et de promotion de la santé, et des actions visant à réduire les inégalités sociales et territoriales de santé définies notamment dans le programme régional d’accès à la prévention et aux soins des personnes les plus démunies (PRAPS).


L'attaché de Direction assure le secrétariat des deux départements PAR&OS et PPS sous l'autorité hiérarchique d'une des deux chefs de département. Il est sous la responsabilité fonctionnelle de l’attachée de Direction s'agissant des missions qui lui sont confiées pour la Direction.

Activités essentielles

1) Assurer le secrétariat du département PAR&OS et département PPS:


- Accueil téléphonique et gestion des courriers et courriels des BALs génériques des départements : réponse de 1er niveau, transfert
- Gestion du circuit de signature des parapheurs entre les équipes PPS et PAR&OS, la Direction et le Siège
- Gestion des réponses aux courriers signalés et tenue du tableau de bord de suivi pour PAR&OS en lien avec le Secrétariat de Direction de la DD 77
- Secrétariat de la responsable de département et de son adjointe pour PAR&OS, et de la responsable de département pour PPS : Tenue des agendas-
- Création, tenue et mise à jour des mailing lists et des listes des structures avec coordonnées
- Contribuer à l’évolution des techniques telle que la numérisation et la gestion électronique des documents (GED) et du circuit de l’information, la mise en place et l’animation d’espaces partagés avec les acteurs du territoire en appui des cadres
- Réorganisation et gestion de la structuration globale des réseaux partagé s
- Classement et archivage des dossiers et données
- Préparation des réunions : gestion des salles et liens Teams, appui des cadres dans la rédaction des ordres du jour et des relevés de décisions, CR
- Enregistrement des arrêtés sur le site de la Préfecture
- Coordination des plannings de congés
- Diffusion des mails génériques, des mails adressés aux partenaires et des courriers du département (relecture, mise en forme et respect de la charte graphique)
- Appui à l’organisation d’événements
- Appui aux cadres des départements sur les différents projets en cours (partie administrative)



2) Assurer des missions d'appui pour la Direction


Sous la supervision fonctionnelle de l'attachée de direction de la directrice et la directrice adjointe de la délégation, l'attachée devra contribuer au bon fonctionnement du pôle secrétariat de la DD : participer aux plannings de remplacement mis en place pendant les congés afin de maintenir une continuité de service, participation aux réunions assistantes bimestrielles, participation aux réunions hebdomadaires de suivi d'agenda, organisation de réunions pour la direction,


L'attachée sera également amenée à remplacer l'attachée de direction lors de ses congés



Interfaces professionnelles ;


Travailler en équipe et en réseau (autres secrétariats de l’Agence et de la DD)
Etroite collaboration avec les responsables des départements PAR&OS et PPS ainsi que l'adjointe PAR&OS, les conseillers médicaux et les agents du département PAR&OS ainsi qu’avec les assistantes du pôle secrétariat de la délégation.
Contacts avec les secrétariats des différents partenaires tels que le Conseil départemental, la préfecture...
Organismes et experts extérieurs

profil recherché

Niveau licence minimum


Soutien administratif et organisationnel. Impliqué.e dans la planification et la communication des services et de la direction

Temps plein

oui

Nature du poste recherché

Titulaire ou contractuel

Statut du poste

Vacant

Temps de travail

Temps complet

Date du début du contrat

01/10/2024