Vos activités principales :
- encadrer l’équipe du secrétariat et coordonne les tâches inhérentes à ce poste (6 personnels),
- assurer le secrétariat de la circonscription et en particulier du chef de service et de son adjoint,
- coordonner l’accueil physique et téléphonique (filtrage des interlocuteurs),
- mettre en forme et rédige des courriers, rapports, notes de services,
- rédiger les accusés de réception et les réponses types,
- assurer la gestion de proximité au plan des ressources humaines – utilisateur Dialogue – gestion des dossiers individuels de tous les fonctionnaires de la circonscription,
- gérer la documentation administrative et opérationnelle du service,
- réceptionner, procéder au classement, enregistrer les courriers y compris sur le logiciel spécialisé Alice (dont l’ensemble des procédures judiciaires et administratives de la circonscription),
- assurer la veille des messageries fonctionnelles du secrétariat ,
- savoir utiliser l’application Orus,
- réaliser des statistiques sur l’activité judiciaire,
- superviser le Bureau de Soutien Opérationnel (suivi logistique) de la circonscription.
Votre environnement professionnel :
Activités du service :
- Secrétariat de Circonscription (gestion des personnels, gestion du courrier, gestionnaire LRPPN, statistiques ORUS…)
- Bureau de Soutien Opérationnel de la circonscription (gestion du parc automobile, gestion du bâtiment, gestion de la logistique en général)
Composition et effectifs du service
La circonscription est composée de 88 effectifs.
Le service est composé de 3 personnels administratifs - 2 adjoints techniques - 1 CEA
Liaisons hiérarchiques
Chef de circonscription et son adjoint
Liaisons fonctionnelles
SGAMI SUD EST, SSO Valence et entreprises intervenantes
Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise-requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique : : niveau maîtrise-requis
Savoir-faire :
Savoir manager : niveau maîtrise-requis
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise-requis
Savoir rédiger : niveau maîtrise-requis
Savoir-être:
Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise-requis
Savoir s'adapter : niveau maîtrise-requis
Savoir communiquer : niveau pratique-requis
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