Assistant.e de direction f/h

Informations générales Référence 2026-4793 Métier Gestion technique – Office Manager Intitulé du poste Assistant.e de Direction F/H Type de contrat CDI Présentation de l'ADEME Au cœur des missions qui lui sont confiées par le ministère de la Transition écologique, le ministère en charge de l'Energie et le ministère en charge de la Recherche, l’ADEME - l’Agence de la transition écologique – partage ses expertises, assure le financement et l’accompagnement de projets de transformation dans des domaines variés : énergie, économie circulaire, décarbonation de l’industrie, mobilité, bâtiment, qualité de l’air, consommation et production responsables, alimentation durable, bioéconomie, gestion des sols, adaptation au changement climatique et transition juste. L’ADEME mobilise les citoyens, les entreprises et les territoires pour les aider à progresser vers une société plus sobre en carbone et économe en ressources. Résolument engagée dans la lutte contre le changement climatique et la dégradation des ressources, elle conseille, facilite et soutient les initiatives, de la recherche à la diffusion des solutions. Établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), l’ADEME met également ses capacités d’expertise et de prospective au service des politiques publiques. Présentation du Service / enjeux du poste La Direction Exécutive de la Prospective et de la Recherche (DEPR) contribue à la priorité du COP « Innover et préparer l’avenir de la transition écologique » notamment de par sa posture de « vigie », elle participe ainsi au rôle de précurseur de l’Agence avec 6 missions qu’elle coordonne et anime transversalement : PROSPECTIVE : Prospective économique et sociologique PROSPECTIVE : Intégration de visions prospectives de filières FINANCEMENT de la Transition Ecologique et verdissement de la finance RECHERCHE ET INNOVATION : Démarches novatrices et signaux porteurs d’avenir RECHERCHE ET INNOVATION : Stratégie et coordination RDI EVALUATION des stratégies et programmes La DEPR se compose de trois services et trois pôles et de plus de 40 personnes. Placé directement auprès de la Directrice Exécutive (DIREX) vous assurez un appui opérationnel à l’exercice de ses missions. À ce titre, vous veillez au bon déroulement des activités quotidiennes, à la coordination des agendas, à la préparation de réunions, au suivi administratif et logistique des déplacements, ainsi qu’à l’élaboration de dossiers. Ce poste clef requiert une grande rigueur, une excellente réactivité et une forte capacité à travailler en synergie avec la DIREX dans un environnement en constante évolution et dans le respect strict de la confidentialité. Description de la mission Logistique et administration générale - Gérer le courrier postal et les processus de signature de la direction - Gérer le courrier électronique de la DIREX - Organiser, planifier des réunions et tenir à jour l’agenda de la DIREX - Alerter sur des situations, des réponses attendues ou des urgences à traiter - Être facilitateur et force de proposition pour élaborer des réponses - Assurer une veille de la gestion des dossiers, capitaliser les actions, réponses et traitements de situations qui contribuent à améliorer la qualité et l’efficacité du travail de la direction - Prendre en charge l’accueil téléphonique et physique, orienter et conseiller les interlocuteurs - Organiser et gérer les déplacements de la DIREX, gérer ses états de frais - Assurer un appui au suivi des agendas des managers de la DEPR - Suivre et traiter des dossiers et affaires réservées - Participer à la vie de la Direction et contribuer à l’organisation des évènements de la Direction Traitement et mise en forme de l’information - Produire des courriers, préparer des documents préparatoires pour la participation de la DIREX à la comitologie interne - Collecter, hiérarchiser les informations et données utiles à la préparation de réponses, réunions ou interventions de la DIREX - Assister à certaines réunions de direction, en assurer l’organisation et la gestion efficiente, la prise de notes et la rédaction de comptes rendus - Organiser et assurer le classement des dossiers et documents à archiver Profil - Expérience confirmée de l’assistance auprès de dirigeants - Capacité d’organisation et gestion des priorités dans un contexte de forte activité – souvent très changeant nécessitant de la réactivité dans des délais très contraints et du sang froid - Qualités relationnelles et sens du travail en équipe en particulier pour la bonne diffusion de l’information - Capacités rédactionnelles nécessaires pour la proposition de réponses à des courriers/mails - Rigueur et méthode - Adaptabilité, capacité d’autonomie, d’initiative et d'anticipation - Maitrise des outils informatiques et numériques - Discrétion, sens de la diplomatie et respect des règles de confidentialité L'expérience au sein d’établissements ayants les mêmes interlocuteurs que l'ADEME sera un atout. Date limite de candidature 28/06/2026 Localisation du poste France, Ile-de-France Lieu de travail Montrouge Critères candidat Niveau d'études min. requis 1- BAC 2/3 : BTS / Bachelor / Licence / BUT / Autres Niveau d'expérience min. requis Au moins 5 ans