Descriptif du service :
Membre du Pôle Finances-Achats-Pilotage au sein de l'Université, la Direction des Affaires Financières (DAF) met en œuvre la politique budgétaire de l’établissement. Elle compte 58 agents et est structurée autour de 6 pôles de gestion qui mutualisent les actes de gestion financière pour les composantes, unités de recherche et services centraux de l’université et d'une cellule SIFAC. Le Pôle de Gestion Financière Santé (PGF Santé) est l’un des 6 pôles de gestion financière. C’est une structure de proximité en charge des actes de gestion budgétaire qui a pour objectif d’apporter une qualité de service optimale aux usagers du secteur Santé (UFR, Instituts, Laboratoires…). Le PGF Santé est composé de 14 agents (1 A - 2 B - 11 C) répartis dans 2 services : Un bureau « Commandes » et un bureau «Budget/Recettes/Opérations spécifiques".
Description du poste :
Au sein de la Direction des Affaires Financières (DAF) de l’Université Claude Bernard Lyon 1, et plus précisément du Pôle de Gestion Financière Santé (PGF Santé), vous assurez la coordination du bureau "Commandes", qui regroupe 8 gestionnaires chargés de l’exécution budgétaire pour les structures santé (UFR, instituts, laboratoires..).
Votre mission principale consiste à superviser l’ensemble des opérations liées aux commandes, depuis l’engagement jusqu’au suivi des bons, en passant par la gestion des rejets et des flux, tout en garantissant la qualité du service rendu. Vous êtes également en lien avec les gestionnaires autonomes des structures hors pôle.
Vous êtes l’interlocuteur·rice de référence pour les gestionnaires en cas de dossiers complexes, pour les relations avec les fournisseurs et pour le lien avec le service facturier.
Vous participez à l’animation de l’équipe, assurez les entretiens annuels, et contribuez à la montée en compétences des agents, notamment via votre rôle de référent·e formation au sein du PGF Santé.
Vos missions principales :
* Encadrer, animer et accompagner une équipe de 8 agents ; organiser le travail, conduire les entretiens annuels, assurer un suivi individualisé.
* Superviser les opérations de commande, depuis la validation jusqu’au suivi budgétaire.
* Contrôler la bonne application des règles et procédures en gestion budgétaire, financière et comptable.
* Assurer le lien avec les fournisseurs, le service facturier et les gestionnaires autonomes.
* Gérer les rejets de factures, les flux non soldés et le suivi des biens sortants de l’inventaire.
* Concevoir, faire appliquer et améliorer les procédures internes, en lien avec la stratégie de qualité de service.
* Participer aux groupes de travail transversaux et aux projets d’amélioration continue.
* Alimenter les tableaux de bord, suivre les indicateurs d’activité et proposer des pistes d’optimisation.
Conditions particulières d'exercice :
* Pic d'activités intense : juillet et fin d'année
* Télétravail possible à partir de 3 mois (sous réserve)
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