Missions principales
Gestion du dossier commercial
Effectuer les démarches auprès du service commercial pour collecter les informations nécessaires à la facturation.
Analyser, dans la base de données clients ou le CRM, les composantes du compte client : historique des différents contacts, bon de commande, contrat, CGV (conditions générales de vente).
Collecter l'ensemble des données générales et les informations spécifiques impactant le contenu de la facture.
Détecter les éventuelles anomalies ou incohérences, les corriger en liaison avec les services concernés, rédiger le rapport d'anomalies.
Gestion de la facturation et suivi
Établir la facture conformément au process interne : saisie, codification, édition, rattachement des documents annexes (devis, avoir, bon d'expédition non facturé, avis de paiement, document technique ou douanier.).
Vérifier la stricte conformité des données aux dispositions légales, faire valider la facture par la force de vente.
Assurer son émission au client et sa bonne réception, suivre la créance, relancer le client (par téléphone, mail, courrier).
Contrôler le délai de règlement, suivre et saisir l'encaissement.
Suivi des relations clients
Traiter et enregistrer les éventuelles réclamations ou litiges liés à la facturation en s'appuyant sur les services concernés, analyser leur contexte, rechercher les causes imputables.
Suivre les différents en-cours, établir un échéancier de facturation.
Saisir le règlement client et l'encaissement.
Maintenir un bon relationnel avec le client.
Suivi comptable et reporting
Calculer les provisions de clôture mensuelle (FAE (facture à établir)).
Transmettre au service comptable les informations liées aux encaissements et nécessaires au lettrage.
Exploiter la balance âgée (document comptable regroupant les clients par dates d'échéance des encaissements).
Suivre et mettre à jour la base de données clients (adresses, historique des contacts, créances.), classer et archiver tous les documents contractuels et administratifs rattachés.
Participer aux améliorations du process pour réduire le délai de paiement et sécuriser le mode opératoire (PAF (piste d'audit fiable)).
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