Assistante administrative de formation - h/f

Le poste

Horaires : Amplitude hebdomadaire : 38 heures

Une journée de télétravail est possible sous réserve de maîtrise des attendus du poste. Repos : Week-ends et jours fériés

Missions du poste

En collaboration et sous la supervision de l’encadrement, l’assistante administrative de formation participe à :

- L’accueil et l’information des professionnels du groupe hospitalier Fondation Vallée – Paul Guiraud (FV-PG) dans le domaine de la formation professionnelle continue.

- L’organisation de la gestion administrative des demandes de formation professionnelle et de développement des compétences.

- La participation à la gestion administrative des « Etudes promotionnelles »

- Au choix des dispositifs de formation et à leur mise en œuvre

- Au suivi des dépenses de formation et des enveloppes de pôle.

Activités permanentes

Dans le respect du secret professionnel, l’assistant(e) administrative de formation :

Accueille, informe et oriente les professionnels du groupe hospitalier FV-PG

Organise la gestion administrative des demandes de formation professionnelle et de développement des compétences, avec les actions suivantes :

-Participation à l’élaboration du plan de formation et du développement des compétences

-Gestion de la base de recueil des besoins et demandes de formation

-Inscription du professionnel auprès des organismes de formation

-Organisation et planification des formations inter établissement

-Saisie des dossiers sur le logiciel dédié à la formation

-Suivi et diffusion hebdomadaire des inscriptions à l’ensemble des équipes d’encadrement à partir des tableaux de formation

-Constitution des groupes de formation

-Traitement et suivi des conventions

-Gestion des convocations et des feuilles d’émargement à partir du logiciel dédié à la formation

-Rédaction des ordres de missions

-Réservation des billets de train auprès du prestataire marché pour les déplacements liés aux formations

-Rédaction des courriers d’information aux professionnels, concernant la suite donnée à leurs demandes de formation

-Gestion et suivi des demandes de formation aux actions de l’ANFH sur le logiciel dédié

Suivi budgétaire et analyse des dépenses de formation et des enveloppes de pôle.

Analyse des données budgétaires et des tableaux de bords et justification des résultats. Informe la responsable du service en cas d’incohérence des données.

Participe à la gestion administrative des « Etudes Promotionnelles »

-Inscription du professionnel à la préparation au concours et à la formation

-Formalisation de la liste des agents admis à effectuer les études conduisant au diplôme professionnel, de la notification d’affectation sur l’UF formation continue et des congés dans le logiciel RH.

Activités partagées

Accueil des différents formateurs et intervenants des organismes partenaires

Participation à la gestion du planning des salles de formation avec l’ensemble de l’équipe

Participation à la logistique des actions de formation institutionnelle et individuelle en liaison avec les organismes et les intervenants.

Participation aux travaux du comité de coordination des plans de formation (CCPF) du Groupement Hospitalier de Territoire « Psy Sud Paris ». Notamment :

- Pour la réalisation de l’état des lieux des besoins de formation.

- L’identification des besoins communs / coordonnés.

- L’élaboration des différents outils communs et échanges de pratiques.

- La rédaction d’appels d’offres et demande de devis pour les besoins communs aux trois établissements.

- La sélection des prestataires et opérateurs de formation.

Participation en tant que membre de la commission de formation (émanation du comité social d’établissement) à la préparation des réunions et à la réalisation de statistiques, de travaux de synthèse

Contrôle l'application de la réglementation et des règles RH concernant la formation professionnelle continue et les études promotionnelles

Assure l’organisation logistique des salles de formation (préparation et disposition des salles, installation des micros, de la vidéo, des ordinateurs……)

Participe à la gestion du planning des salles de formation avec l’ensemble de l’équipe

Assure l’accueil téléphonique, l’enregistrement des messages, la régulation et le transfert des appels.

Participe à la Planification et la gestion des rendez-vous de la responsable de formation en lien avec l’ensemble de l’équipe

Participe à la gestion des épreuves de présélection pour l’accès aux concours professionnels en accueillant les jurys et les candidats

Activités ponctuelles

Participation à la commande des fournitures de bureau, du petit matériel et des différents consommables.

Participe au Traitement et au suivi des inscriptions et des feuilles d’émargement des colloques, conférences organisées au sein du GHPG