Gestionnaire accueil citoyen - expert état civil h/f

Au sein de l’accueil citoyen organisé en trois niveaux d’accueil, l’agent partage son travail entre l’accueil mutualisé de niveau 2 et l’expertise métier état civil de niveau 3. L’agent, polyvalent, a à ce titre en charge la gestion et le traitement des dossiers d’affaires générales et militaires ainsi que de l’état-civil. Il partage son temps entre l’accueil du public en front office et le travail interne du service en back office. Missions principales : Gestionnaire accueil citoyen de niveau 2 : Accueil physique et téléphonique des usagers Orientation, information et conseil aux usagers dans leurs démarches et prise de rendez-vous Utilisation et pilotage de l’outil de gestion de flux Utilisation et animation de l’IntraDac (intranet dynamique et base de connaissance de la direction) Gestion de la GRC : Démarches familles Démarches citoyennes Affaires générales : Instruire et gérer les dossiers d’inscription électorale, d’attestation de changement de résidence Attestations d’accueil : gestion des dossiers depuis la signature par l’élu jusqu’à la remise Demandes des titres biométriques : assurer le recueil, l’instruction et le suivi (recueil, rejet), la réception et la remise Gérer les demandes de passeport d’urgence en lien avec les responsables et des demandes de titre biométrique avec traitement prioritaire Gérer l’enregistrement et les destructions physiques et informatiques quotidiennes des titres biométriques Etat civil : Assurer la délivrance des actes d’état civil, la réception et la remise des livrets de famille et procéder aux légalisations de signature et certifiés conformes Famille : Délivrer les informations et documents relatifs à la création d’une famille, aux préinscriptions et dérogations scolaires, au calcul du quotient familial, au changement de situation familiale Accompagnement des familles à l’utilisation de l’Espace citoyen et au fonctionnement des réservations des activités municipales payantes Délivrer les informations et les documents relatifs aux inscriptions annuelles ou stages : FAN, EMS, conservatoire, crèches. Affaires militaires Recevoir et instruire les recensements citoyens Expert métier Etat Civil de niveau 3 : Partage du travail entre les boxes de confidentialité et le back office Recevoir et instruire des demandes d’attestation d’accueil, de certificats d’hérédité, de certificat de célibat et de parrainage civil Gérer les actes d’Etat-Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès et transcriptions des décès) Assurer la mise à jour des registres (avis de mention marginale de décès, de naissance, de mariage etc.) Recueillir, traiter et assurer le suivi des demandes de livrets de familles Instruire des demandes CERT : Notaires, INSEE et inter-Mairie sur COMEDEC Instruire les dossiers de mariage Instruire es demandes de publications de bans (spéciales et hors commune) Instruire les dossiers de demandes de changement de prénom, de changement de nom (mise en concordance et filiation), de déclaration conjointe de changement de nom et de rectifications d’état civil Instruire et signer les dossiers de conclusion, modification et dissolution de PACS Participer aux signalements en remontant de manière étayée les suspicions de fraude dans le cadre d’une reconnaissance ou d’un projet de mariage Traiter les demandes d’actes parvenant par courrier, Espace Citoyen et au guichet Participer à la correction, des extraits avec filiation pour COMEDEC Dresser les requêtes mensuelles Etablir les tableaux trimestriels des recensements citoyens pour transmission au CSN Transmettre selon périodicité définie les données à l’ARS (certificats médicaux de décès) et à la Préfecture (titres républicains et titres de séjour) Effectuer d’autres tâches ponctuelles : Participation à la célébration des mariages et des parrainages civils en semaine et le samedi par roulement Participation à l’organisation et à la tenue des élections politiques et professionnelles Gestion de l’archivage Gestion de la préparation de l’ouverture et de la fermeture annuelle des registres d’état civil