Responsable administratif de l'école municpale des arts (h/f)

À propos de nous

Deuxième ville des Yvelines avec 53 223 habitants, Sartrouville fait partie de la communauté d'agglomération Saint Germain Boucles de Seine qui regroupe également 18 autres communes des Yvelines et du Val d'Oise. Constituée d'un vaste ensemble pavillonnaire et d'immeubles aux statuts variés, Sartrouville qui est reliée à Paris d'un côté et à Poissy ou Cergy de l'autre, possède deux attraits majeurs : la qualité des services rendus à la population et une parfaite connexion au réseau de transports d'Île-de-France (RER A, Transilien, nombreuses lignes de bus). Sartrouville, une ville attractive et reconnue pour la qualité de son cadre de vie.

La Direction des Affaires Culturelles et Événementielles impulse une forte dynamique en matière d’action culturelle et événementielle, en participant activement à la valorisation de l’action municipale auprès des citoyens et au rayonnement de la Ville. Les Directions des Bibliothèques et de l’Ecole Municipale des Arts proposent et mettent en œuvre une offre culturelle locale riche, diversifiée et de qualité tout au long de l’année.


Mission

Pilotage, organisation et animation

* Coordonnez, animez et managez l’équipe ;

* Accompagnez les collaborateurs dans l’évolution des missions de leurs secteurs (entretiens individuels, formations) ;

* Pilotez l’élaboration et le suivi budgétaire ;

* Déterminez des indicateurs, élaborez des tableaux de bord et analysez les résultats ;

* Veillez à la réactivité et à la qualité des services rendus.

Administration générale

* Organisez et coordonnez l’administration des trois départements : Danse, Musique et Arts plastiques ;

* Préparez et participez aux réunions (rédaction des ordres du jour, documents de présentation et comptes rendus) ;

* Gérez les notes de service, les relances et les retours de l’équipe pédagogique ;

* Alimentez et rédigez le rapport d’activités annuel (statistiques, budgets, grands projets) ;

* Organisez et supervisez les procédures administratives et financières (règlement intérieur, actes administratifs) ;

* Traitez les demandes des associations, en concertation avec les Directions de départements.

Coordination RH de l’équipe pédagogique

* Élaborez les plannings de salles en fonction des plannings de cours et des besoins spécifiques de l’équipe pédagogique ;

* Suivez les activités des équipes pédagogiques et assurez la transmission des informations à la DRH (congés, absences, remplacements, heures supplémentaires) ;

* Convoquez les jurys d’examens et assurez la gestion administrative de leur recrutement ;

* Préparez les fiches de recrutement, organisez les entretiens professionnels et assurez le suivi des formations ;

* Organisez les élections des délégués du personnel pour les conseils d’établissement et les référents musique.

Gestion logistique / Manifestations

* Gérez administrativement le montage des projets artistiques (inscriptions des programmes des professeurs, inscriptions des élèves, réservations de salles, gestion des invitations) ;

* Coordonnez les projets artistiques (concerts, auditions, conférences…) en lien avec les équipes pédagogiques, administratives et techniques, et déclarez les productions sur la plateforme SACEM ;

* Participez aux missions polyvalentes lors des manifestations.

Gestion budgétaire

* Préparez et participez à la gestion budgétaire de l’école (centralisation des demandes, rédaction des devis, saisie dans le logiciel métier) ;

* Réalisez les dépenses et les actes de gestion (demandes de devis, bons de commande, bordereaux de régies) ;

* Établissez les dossiers de subventions et recherchez des financements ;

* Vérifiez et coordonnez la facturation des usagers (contrôles dans le logiciel Imuse, corrections et suivi des fichiers avant et après export dans le logiciel Axel) ;

* Assurez les missions de régisseur de recettes (rédaction des bordereaux, engagements).

Communication

* Assurez la diffusion des informations relatives aux activités artistiques et pédagogiques auprès du service Communication (affiches, programmes, site internet, plaquettes, livret découverte) ;

* Favorisez la communication et le dialogue avec l’ensemble des publics : équipes pédagogiques, élèves, familles, artistes en résidence, directions des écoles et services de la Ville.


Profil

Nos attentes

* Profil disposant de compétences solides en gestion administrative et financière, en pilotage de projets et en management d’équipe ;

* Expérience significative dans l’administration d’un établissement d’enseignement artistique (Conservatoire, École municipale des arts) ou d’une structure culturelle de taille comparable ;

* Bonne connaissance des enjeux et des spécificités des domaines artistiques (musique, danse, arts plastiques) ;

* Maîtrise des procédures administratives, financières et réglementaires propres aux collectivités territoriales ;

* Capacité à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés (équipes pédagogiques, services municipaux, partenaires institutionnels et associatifs) ;

Vos atouts

* Sens du service public, rigueur, organisation et capacité à prioriser ;

* Aptitudes confirmées en management d’équipe et en conduite du changement ;

* Aisance rédactionnelle et maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.

* Très bonne capacité d’adaptation et réactivité dans un environnement dynamique ;

* Aisance relationnelle et sens des relations humaines ;

* Capacité à travailler en autonomie tout en collaborant étroitement avec la Direction ;

* Disponibilité et sens aigu de la confidentialité.

Conditions de travail et avantages :

* Poste ouvert au cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux par voie de mutation, détachement ou contractuelle ;

* Temps de travail : 38 heures par semaine ;

* Congés annuels légaux et 13 RTT ;

* Remboursement à hauteur de 75% de l’abonnement transport ;

* Possibilité de participation mutuelle et prévoyance ;

* Association du Personnel Communal de Sartrouville (APCS), après 6 mois d’ancienneté.

* Adhésion CNAS, sans critère d’ancienneté.