Chargé d'événementiel (h/f) - 100%

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi * Apporte une aide en termes d'organisation, de gestion et de suivi des dossiers.
* Coordonne et assure les relations entre la collectivité et les associations présentes sur le territoire pour les événements fléchés au sein du service via le guichet unique.
* S'efforce de véhiculer une image positive de la ville. Missions / conditions d'exercice * Accueil téléphonique des interlocuteurs privilégiés au service Événementiel.
* Assurer le suivi de l'activité évènementielle : organise et gère des documents de synthèse (tableaux de bord, graphiques, plannings...).
* Réalisation de comptes-rendus, de fiches techniques et suivi de la coordination des interventions d'autres directions et de prestataires extérieurs.

COORDINATION DU GUICHET UNIQUE

* Collaborer avec la personne dédiée au guichet unique pour toutes les demandes de manifestations.
* Gérer, accompagner, suivre les porteurs d'événements de grandes ampleurs fléchés dans le cadre du guichet unique (matériel, plantes, sonorisation, location, présence d'élus...).

Veiller à la réglementation et à la sécurité de l'événement, à la prise des arrêtés nécessaires (débits de boisson, occupation du domaine, circulation, neutralisation de stationnement, fermeture tardive, réglementation et droits de place).
* Assurer avec les autres services de la collectivité de la bonne organisation et du bon déroulement des manifestations (police municipale, prévention urbaine).
* Suivre les réunions du point hebdomadaire " événements ".

COORDINATION DES EVENEMENTS

* Assurer une présence sur les événements de la préparation au démontage.
* Assurer le suivi budgétaire en lien avec le responsable : gestion des devis
* Accompagner la mise en œuvre des aspects logistiques liés à l'organisation d'événements Ville et Agglomération en lien avec le responsable de service.
* Réalisation de comptes-rendus, de fiches techniques et suivi de la coordination des interventions d'autres directions et de prestataires extérieurs.
* Rechercher et apporter sa participation à la prospection de nouveaux prestataires - événements - benchmark. Profils recherchés * Maîtriser le logiciel protocole (Suipi)
* Maîtriser les techniques de secrétariat.
* Utilisation des outils bureautique.
* Connaissances du budget et de la comptabilité.
* Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
* Sens du relationnel : accueil de tous les publics lors de grandes manifestations.
* Renseigner et relayer, si nécessaire, vers l'interlocuteur compétent.
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
* Sens de l'organisation.
* Sens de l'écoute.
* Sens des relations et du contact humain.
* Discrétion.
* Réactivité et esprit d'initiative.