Assistant de direction

Relations fonctionnelles

Relation avec l’ensemble de la direction

Missions

Au sein du Conseil départemental de la Sarthe, la Direction de la Transition écologique, de l’eau et de l’agriculture (DTEEA) est constituée d’une cinquantaine d’agents et porte les missions suivantes :


- la protection de l’environnement et en particulier de la biodiversité,


- l’appui à l’agriculture,


- la gestion des espaces verts et du patrimoine arboré du Département,


- le soutien aux territoires en particulier via l’assistance technique pour l’assainissement des eaux usées,


- le développement durable et la transition énergétique,


- la gestion des rivières Sarthe aval et Loir aval.


VOS MISSIONS


Vous apportez une assistance permanente à la Directrice de la Transition écologique, de l’eau et de l’agriculture, afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité :



1. accueil téléphonique, gestion de la messagerie, de l’agenda et des déplacements,

2. préparation des réunions, gestion et suivi des parapheurs, du courrier, rédaction d’écrits (mémo PCD, note de synthèse, préparation d’instances…), gestion bâtimentaire, commande de fourniture…

3. organisation, coordination et centralisation des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la collectivité ou de la direction.



Vous effectuez le suivi des sollicitations, en vous assurant du respect des délais de réponse aux sollicitations.



Vous pouvez prendre en charge le suivi complet ou la coordination de dossiers spécifiques ou thématiques (à fort enjeux stratégiques et politiques pour certains) ou d’évènements particuliers, y compris RH. Vous apportez un appui administratif pour l’aide financière au bocage accordée par le Département. Vous assurez le lien avec les partenaires.



Vous pouvez participer à la préparation et au suivi budgétaire et analyser des données.



Vous êtes le référent auprès des autres assistantes de la Direction et animez des réunions pour faciliter la coordination, le flux d’informations et les procédures administratives. Vous vous assurez de la bonne application des outils métiers dans ce cadre.



Vous effectuez l’intérim des autres assistantes en cas de besoin.

Activités principales

Accueil physique

Accueil téléphonique

Accueil, information et orientation des usagers

Gestion de fournitures de bureau

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Organisation et planification de réunions

Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Rédaction de comptes-rendus

Rédaction de documents administratifs

Suivi de tableaux de bord

Tri, classement et archivage de documents

Suivi du courrier du cadre ou de l'élu

Gestion de plannings

Collecte et traitement d'informations, organisation de bases de données

Diplômes et niveaux d'expérience requis

Diplôme 1

Bac + 2

Expérience 1

> 3 ans

Domaine 1

Diplôme 2

Baccalauréat

Expérience 2

> 5 ans

Domaine 2

Caractéristiques particulières

Travail sur écran

Se montrer disponible

Savoirs

Connaissance des institutions

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)

Connaissance des règles internes de présentation de documents

Connaissance des techniques de conduite de projet

Connaissance des circuits de transmission des documents

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Savoir-faire

Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Analyser des informations professionnelles

Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions

Ecouter et reformuler les demandes

Etablir un système de classement efficace

Filtrer les appels téléphoniques

Informer et orienter les personnes

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités

Savoir traiter des données chiffrées

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)

Concevoir des procédures

Savoir-être

Faire preuve du sens de la communication et du contact

Faire preuve du sens des responsabilités

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Faire preuve d'un esprit d'analyse et de synthèse

Se montrer force de propositions

Faire preuve d'organisation

Faire preuve d'autonomie

Faire preuve de discrétion

Faire preuve d'initiatives

Se montrer disponible