Assistante de direction/executive assistant

Company Description

Chaque minute de chaque jour, la technologie de détection des menaces et de contrôle de sécurité de Smiths Detection contribue à protéger les personnes et les infrastructures, rendant le monde plus sûr.

Smiths Detection, une division de Smiths Group, est un leader mondial dans le développement, la fabrication et la gestion de solutions de sécurité et de détection conçues pour rendre le monde plus sûr. Notre technologie fournit des solutions de détection des menaces et de contrôle pour nos clients dans nos principaux marchés : l'aviation, les ports et frontières, la défense et la sécurité urbaine.

Notre expertise s'étend sur 21 bureaux à travers le monde, sept sites de production et cinq centres de R&D, avec un réseau global de 3 000 collègues dévoués, contribuant à plus de 40 ans d'avancées dans le domaine de la sécurité.

Cela offre des carrières variées et l'opportunité de travailler sur une gamme de solutions à la pointe de la technologie, où vous pouvez développer vos connaissances et votre expérience au quotidien.

Job Description

Le rôle de l’assistant(e) de direction consiste à assister un ou plusieurs Directeurs dans l’accomplissement de ses tâches au quotidien. Il/Elle le décharge des tâches administratives et joue le rôle d’interface avec les divers interlocuteurs de celui-ci.

Il/Elle a en charge l’organisation, la coordination et le traitement d’un ensemble d’informations nécessaires à l’activité de l’entreprise.

Missions et Responsabilités

* Prendre connaissance, alerter et suivre les mails, les appels et courriers et gérer les actions et la gestion des documents qui en résultent
* Gérer l’agenda, les déplacements et les notes de frais
* Organiser les vidéos conférences et conférence calls
* Organiser la tenue de réunions, séminaires ... Groupe et hors Groupe en assurant toute la logistique associée
* Assurer l’accueil des visiteurs et délégations
* Assurer l’interface avec les différents Départements et la Direction (prise de réunions, communication d’informations)
* Rédiger les courriers et notes internes
* Organisation des plannings d’arrivée des collaborateurs dépendants des directeurs assistés
* Gestion des signatures, Notarisation d’actes notariés de documents
* Rédaction de demande d’achat, suivi de la commande jusqu’à la mise au paiement
* Concevoir les tableaux de bord
* Effectuer le suivi des actions et décisions
* Suivre la qualité des documents et gérer les procédures internes
* Gérer les dossiers spécifiques dans le cadre de ses compétences
* Coordonner et déléguer les activités administratives
* Faire des propositions pour améliorer le fonctionnement du département
* Assurer la communication des Directeurs avec l’extérieur et le Groupe
* Contrôler la signature à la suite de la DOA et procéder à l'enregistrement et à la distribution du document signé
* Proposer des améliorations génériques du processus
* Tout autre soutien ponctuel à d'autres départements (événement client, etc.) ou tout autre travail lié à la fonction.

Qualifications

Diplômes :

• Formation de niveau bac +2 à bac +4

Connaissances :

• Fonctionnement de l’entreprise

• Expérience d’un environnement international

• Les techniques liées à son métier

• Expérience de travail dans une organisation matricielle

Compétences

• Les outils bureautiques, essentiellement WORD – EXCEL et la messagerie OUTLOOK

• L’anglais courant indispensable et la connaissance d’une autre langue souhaitable

• Les principaux modules SAP

• La conception d’outils de gestion

• Le suivi budgétaire, capacité de suivre les frais de service de/des directions assistées

• La constitution de dossiers spécifiques

• La recherche, analyse et traitement de l’information

• La communication (assurer les relations internes et externes)

• Les principes du classement documentaire

• Aisance dans la rédaction et l’expression orale

Qualités requises

• Faire preuve d’autonomie

• Gérer les priorités

• Rendre compte de son activité à sa direction

• Respecter la confidentialité des informations

• S’adapter à de nouvelles missions et à de nouveaux outils

• Être force de proposition, réactivité

• Bonne communication

• Diplomatie

• Sens poussé de l'organisation

• Gestion du temps

Planification et Prise de décision :

• Planification des réunions clefs et invitation des acteurs clefs

• Rôle de conduite de projet et de coordination des acteurs internes et externes

• Initiatives et décisions à prendre en autonomie pour améliorer le temps de traitement de sujet simples ou moyennement complexes

Additional information

Nous croyons que la diversité des modes de pensée et des parcours de nos employés contribue au succès de l’entreprise. Toutes les candidatures correspondant au profil seront examinées de façon équitable, indépendamment de la couleur, la religion, le sexe, l’orientation et l’identité sexuelle, le pays d’origine, la situation économique, le handicap, l’âge ou toute autre caractéristique du candidat protégée par la loi. Nous sommes fiers d’être une entreprise ouverte à tous, avec des valeurs basées sur l’égalité et l’éthique, où la diversité est encouragée, appréciée, et valorisée.

At no time during the hiring process will Smiths Group, nor any of our recruitment partners ever request payment to enable participation – including, but not limited to, interviews or testing. Avoid fraudulent requests by applying jobs directly through our career’s website (Careers - Smiths Group plc)