Sgcd 10 – agent-e chargé-e d'accueil et d'information

Vos activités principales:

Gestion du courrier:

–réception, ouverture et tri du courrier;

–dépôt dans les autres sites, récupération du courrier à expédier;

–affranchissement;

–préparation du courrier à expédier, regroupement de certains envois (maire, service,…);

–assurer la navette entre la préfecture et la direction départementale des finances;

–transport des courriers vers d’autres services de l’État ou collectivités;

–circulation des parapheurs;

–gestion des courriels et des réclamations et de leurs délais de réponse;

–suivi du courrier réservé, des boîtes aux lettres fonctionnelles.


Accueil physique et téléphonique:

–compostage des délibérations et actes déposés par les maires ou les agents municipaux;

–répartition dans les services;

–réception des agents des services déconcentrés et des collectivités, échange de courrier;

–accueil des usagers avec rendez-vous dans les services;

–accueil des usagers effectuant une démarche relative aux attributions des services du cabinet (permis de conduire, vidéoprotection, armes..);

–peut être amené à assurer l’accueil des agents ou services sollicités dans le cadre du centre opérationnel départemental

–formation à l’accueil physique et téléphonique afin de suppléer un agent en cas d’absence pour maladie ou situation de crises sur les différents sites

–Mise à jour du carnet d’adresse des mairies


Polyvalence:

–suppléance à l’accueil physique et téléphonique en cas d’absence et/ou situation de crises, sur les différents sites où le PACS est présent.


Budget et inventaire:

–Suivie et achat des fournitures de l’ensemble des services rattachés au SGCD;

–Inventaire du mobilier et état des lieux des résidences en collaboration avec le(la) chef(fe) de pôle.

Votre environnement professionnel:

Activités du service:

Accueil, courrier, standard, crédits de fonctionnement de la préfecture, centre de responsabilité, gestion des travaux, logistique, achats, marchés publics.

Composition et effectifs du service:

Service immobilier, logistique et achat composé, sous la direction d’un(e) chef(fe) de service de, et d’un(e) adjoint(e) au chef(fe) de service:

- un pôle accueil, courrier, standard (1 chef(fe) de pôle – 8 agents)

- un pôle immobilier et logistique, achat et marché (1 chef(fe) de pôle 12 agents)

Liaisons hiérarchiques:

Chef(fe) de pôle, adjoint(e) au chef(fe) de service, chef(fe) de service, directeur du SGCD, préfet

Liaisons fonctionnelles :

Chef(fe) de service et agents liés par convention avec le SGCD, personnels de résidence de la préfecture et des sous-préfectures, agences territoriales, entreprises...