Vos missions en quelques mots Mission : Au sein de CNRS Mathématiques (Insmi) et sous l'autorité de la responsable du pôle Finances, l'assistante ou assistant assure la réalisation et la coordination des actes de gestion financière et administrative nécessaire au bon fonctionnement de l'Institut. Activité : Gestion administrative et financière : - Prendre en charge les déplacements et missions des directeurs adjoints et des invités (réservation des billets de train/avion et des hôtels, établissement des ordres de mission en France et à l'étranger, des bons de commande et des états de frais dans le système de gestion du CNRS) - Participer aux réunions organisées par le service financier et comptable et mettre en œuvre les évolutions de la réglementation et des pratiques de l'établissement - Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et accompagner la responsable du pôle « Finances » dans l'élaboration et le suivi du budget de l'institut. - Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting) - Réceptionner, trier et traiter les informations orales et écrites - Collecter et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables. - Assurer une veille sur l'évolution de la réglementation en matière de gestion financière et comptable - Participer à la rédaction de processus d'organisation en s'inscrivant dans la démarche qualité de l'institut. Coordination logistique : - Coordonner les aspects techniques de l'institut (locaux, matériels, fournitures) - Assurer le suivi de l'inventaire et des immobilisations - Assurer l'accueil des nouveaux agents et accompagner les départs, assurer et contrôler les accès aux applications et au matériel. - Etudier les aménagements de locaux en fonction des besoins et en assurer la mise en œuvre - Réceptionner les prestations des équipes techniques ou des entreprises intervenant sur le site - Superviser le parc matériel et logiciel informatique et proposer des évolutions - Résoudre ou faire remonter les incidents, s'assurer de leur résolution Suppléance : - Assurer la continuité de service du pôle finances en cas d'absence des autres gestionnaires - De manière ponctuelle et en cas d'absence, assurer l'assistance de l'équipe de direction Profil recherché Contexte : L'agent sera rattaché au pôle finances et travaillera en binôme avec une assistante gestionnaire et la responsable du pôle. Créé en 2010, l'Insmi (CNRS Mathématiques) a pour mission, en concertation avec les établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche, de maintenir les mathématiques françaises au plus haut niveau international tout en leur permettant de répondre à la forte demande issue des autres disciplines et de la société. Plus d'une centaine de structures nationales et internationales sont rattachées à l'Insmi. Environ 450 chercheuses et chercheurs du CNRS, 3 700 personnels enseignants-chercheurs et 550 personnels ingénieurs et techniciens (dont 250 du CNRS) y exercent leurs activités. Localisation : siège du CNRS, 3 rue Michel-Ange Paris 16e, accessible en transport en commun (métro lignes 9 et 10). Télétravail possible. Congés et RTT annuels : 44 jours Participation au titre de transport Accès au catalogue de formation interne, accompagnement individuel en soutien à la prise de fonction. Restaurant collectif, action sociale (sport et loisirs, billetterie,) Competence : Connaissances - Bonnes connaissances des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint) - Connaissance de la réglementation et des pratiques de gestion budgétaire et comptable - Bonne maitrise orale et écrite de la langue française - Capacité à exploiter et analyser des données financières Savoir-faire - Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances. - Savoir rendre compte et communiquer. - Savoir gérer les priorités et les urgences. - Être capable de rechercher l'information, la vérifier et la classer. - Mettre en œuvre des procédures et des règles. Savoir-être -Dynamisme, réactivité, esprit d'initiative. - Rigueur et fiabilité. - Sens du relationnel et du service. - Sens de l'écoute et de la communication. - Sens et respect de la confidentialité des informations. - Sens de l'organisation et de la méthode. - Faire preuve de polyvalence et de disponibilité. - Sens du travail aussi bien en équipe que de façon autonome. Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Spécialisation Comptabilité, gestion Langues Français Seuil
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