Assistant / assistante qualité - stage

Le poste

Rattaché(e) à la responsable qualité, vous aurez pour objectif de contribuer à maintenir un système documentaire à jour et conforme en prévision des contrôles institutionnels.

Les missions

Gestion documentaire et classement

· Classer et archiver les documents qualité (procédures, pièces justificatives, preuves, formulaires)

· Organiser les dossiers conformément aux règles internes en vigueur

· Contrôler la présence, la conformité et la complétude des documents obligatoires

· Mettre à jour et structurer les répertoires et arborescences documentaires

Mise à jour administrative

· Actualiser les documents qualité (versions, dates, références)

· Assurer le suivi des échéances administratives (validités, renouvellements, documents requis)

· Renseigner et tenir à jour les tableaux de suivi (Excel ou outils internes)

· Vérifier la cohérence des documents avec les exigences internes et réglementaires

Préparation et mise en ordre des dossiers avant les audits et contrôles

· Préparer et vérifier la complétude des dossiers en amont des audits et contrôles

· Rassembler, classer et organiser les pièces à fournir

· Archiver les retours, courriers et documents liés aux contrôles

Support administratif général

· Élaborer des documents administratifs simples (listes, tableaux, synthèses)

· Assurer le suivi administratif des contrôles institutionnels

· Centraliser les informations transmises par les équipes

Contribuer à la fluidité administrative du service (rangement, organisation, relances simples)

Environnement de travail et avantages

Type de contrat: Stage – Temps plein

Statut: Stagiaire

Date de début prévue: Dès que possible

Période: de 6 mois

Rémunération: Légale en vigueur

Localisation: 10-12 avenue Val de Fontenay, 94120 Fontenay-sous-Bois

Télétravail occasionnel

Tickets restaurant

Remboursement transports à 50%

Outils de travail informatiques

· Un environnement respectant l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Formation et Expérience

De formation bac +2 à bac +3 dans les secteurs de la qualité ou de la gestion des entreprises et administration, ou équivalent, vous avez l’envie de vous investir au sein d’un service qualité, pour développer des compétences en appui administratif, dans le classement, la mise à jour et la vérification des documents obligatoires.

Expertise métier

· Bases en gestion documentaire et classement

· Sensibilisation aux démarches qualité (procédures, conformité, audits)

· Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel

· Capacité à suivre des échéances et des tableaux de suivi

· Rigueur administrative et respect des consignes

Savoir-être professionnel

· Organisation et méthode

· Rigueur et sens du détail

· Discrétion et respect de la confidentialité

· Capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs

Autonomie progressive, avec accompagnement

Rejoindre la Fondation INFA, la Formation, l’Emploi, la Vie !

Travailler à la Fondation INFA, c’est donner du sens à son engagement professionnel. C’est intégrer une structure à taille humaine, dynamique et en constante évolution, où les équipes partagent la conviction que la formation est un levier essentiel de progrès et d’inclusion sociale.

La Fondation INFA valorise l’expertise, l’initiative et l’esprit collaboratif, et offre un environnement propice au développement des compétences, à l’innovation et où l’humain est au cœur de chaque action.

Recrutement

Chaque candidature reçue est prise en compte et étudiée par notre équipe de recrutement, dans le respect de la diversité et de l’égalité des chances. Nos offres sont ouvertes à toutes et tous.

À propos de la Fondation INFA

Acteur historique de la formation professionnelle en France, la Fondation INFA œuvre depuis 1945 au service de l’insertion, de la formation et du développement des compétences. Reconnue d’utilité publique, elle intervient à travers ses centres de formation dans des secteurs clés tels que le tourisme, l’hôtellerie-restauration, le social, la santé et l’animation, en concevant des parcours de formation accessibles, exigeants et innovants, en lien étroit avec les besoins des territoires et du monde économique.

Présente sur l’ensemble du territoire national, la Fondation INFA s’appuie sur des équipes pluridisciplinaires engagées et une expertise reconnue pour accompagner chaque année des publics variés : jeunes, demandeurs d’emploi, salariés, personnes en reconversion ou en situation de fragilité.

Son action est guidée par des valeurs profondément humaines et responsables, fondées sur l’égalité des chances, l’engagement social, l’exigence de qualité, l’innovation pédagogique et la coopération avec les partenaires institutionnels, économiques et territoriaux, avec une ambition forte autour de l’éducation populaire : permettre à chacun de construire un avenir professionnel durable.