Gestionnaire scolarité, planning et logistique – f/h

À propos de nous

6 sites (Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, La Plaine Saint-Denis, Argenteuil, Condorcet)
En savoir + : https://www.univ-spn.fr/qui-sommes-nous/
L’université Sorbonne Paris Nord en vidéo :



Mission

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : UFR Droit Sciences Politiques et Sociales (DSPS)

Composition du service (effectifs) : 28

Fonction d’encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle scolarité et planning

Missions principales et description du poste

- Soutenir la responsable sur les missions de scolarité et de planning

- Gérer les réservations des équipements informatiques pour les enseignants et les étudiants en situation de handicap

- Fournir un soutien administratif aux secrétariats pédagogiques

- Accueillir et informer les usagers

• Scolarité :

Sous la responsabilité de la responsable de la scolarité et du planning :

- Suivre les modifications et les annulations d'inscriptions ainsi que les demandes de transferts départ

- Assurer le suivi des campagnes de recrutement via E-candidat et Etudes en France pour les étudiants étrangers

- Gérer les candidatures spontanées

• Planning :

Sous la responsabilité de la responsable de la scolarité et du planning :

- Affecter les salles sur HyperPlanning en binôme avec la responsable

- Attribuer les badges invités et les cartes professionnelles

- Gérer les droits sur Matrix

• Logistique :

- Réserver, vérifier et mettre à disposition le matériel informatique pour les étudiants en situation de handicap

- Réserver le matériel (vidéoprojecteurs, PC, etc.) pour les enseignants et le mettre à leur disposition

- Gestion des salles de cours, et de celles dédiées aux enseignants et aux vacataires (casiers, photocopieurs, affichages…)

En collaboration avec l’assistante de direction :

- Gérer et distribuer le matériel nécessaire pour les examens (copies d’examens, brouillons, clés USB, fournitures diverses)

- Gérer et distribuer les fournitures annuelles

• Pédagogie :

- Apporter un soutien aux secrétariats pédagogiques au besoin (saisie de notes, planification, organisation des examens...)

• Accueillir et informer les usagers :

- Accueillir physiquement les étudiants et les enseignants

- Renseigner les usagers

- Répondre aux demandes (téléphone, courriel, courrier postal)

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, E-candidat, HyperPlanning, Etudes en France, Matrix

et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Mozilla, Thunderbird, Teams…

Rémunération net par mois : (agents contractuels B) = 1568 euros - CDD d'un an à compter du 01/09/2026
Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique


Profil

Connaissances / Savoir

Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur

Connaître les règles de scolarité

Avoir une connaissance générale de la gestion administrative

Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion

administrative de la fonction publique

Savoir faire

Maîtriser l’expression écrite et orale ainsi que les techniques d’accueil

Savoir rechercher l’information et la transmettre

Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion

pédagogique (Apogée, HyperPlanning, E-candidat Moodle…)

Savoir être

Avoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y

répondre de manière courtoise)

Avoir l’esprit d’équipe en sachant s’impliquer dans un travail de groupe

Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe

Savoir respecter la confidentialité

Savoir prendre des initiatives

Savoir travailler en autonomie