Responsable front office

WORKING ROLLS est un groupe indépendant de 8 centres d'affaires premium et d'espace de coworking situé en France, proposant des solutions de travail innovantes pour les créateurs d'entreprises jusqu'à la multinationale depuis près de 15 ans.

WORKING ROLLS met facilement à la disposition de ses clients un espace de travail équipé clé en main, associant des services structurels et des ressources humaines mutualisées sous forme de forfaits personnalisables.

WORKING ROLLS propose bien sûr de la domiciliation d'entreprises avec des solutions digitales innovantes, de la permanence téléphonique, de la location de salles de réunion équipées et d'autres solutions d'entreprises à travers son marketplace et son réseau de partenaires.

Un·e responsable Front Office un poste clé garant de la qualité de l'accueil et de la satisfaction client.

Intitulé du poste : Responsable Front Office / Chef(fe) de Réception Département : Service Client

Supérieur hiérarchique : Directeur de l'Établissement

Le/La Responsable Front Office est le/la garant(e) de l'excellence de l'expérience client dès le premier contact. Il/Elle supervise, coordonne et optimise l'ensemble des activités de la réception (le "Front Office"). Son objectif est d'assurer un accueil irréprochable, de maximiser la satisfaction de la clientèle et de contribuer à la rentabilité de l'établissement par une gestion rigoureuse des réservations et de la facturation.

Responsabilités et Tâches Clés

1. Management et Gestion d'Équipe :

·Encadrement : Recruter, former, animer, motiver et évaluer l'équipe de la réception (Service entretien, service maintenance, etc.).

·Planification : Élaborer et gérer les plannings de travail en assurant une continuité de service.

·Coordination : Organiser et superviser le travail quotidien de l'équipe, en veillant au respect des procédures et des standards de qualité de l'établissement.

·Communication interne : Assurer une communication fluide et efficace entre l'équipe de la réception et les autres départements (housekeeping, restauration, service technique, etc.).

2. Gestion Opérationnelle de la Réception et du centre :

·Accueil Client : Superviser les opérations de check-in et de check-out, en garantissant un accueil personnalisé et professionnel.

·Animeet gère l’organisation dupoint d’accueil du centre d’affaires

·Gère les accèset les badges électroniques des membres et des visiteurs

·Gère les appels téléphoniques du Service client et traite les messages en fonction des consignes clients

·Réceptionne, tri et distribueles courriers, lettres AR et les colis aux clients et expresses (UPS)

·Réceptionne ettraite les demandesdes membres du centre et coordonne les actions s’y rapprochant.

·Qualité de Service : Veiller à la satisfaction constante des clients tout au long de leur location, anticiper leurs besoins et répondre à leurs demandes spécifiques.

·Assure etcontrôleles conditions d’accueil optimales des espaces de profit (inspection qualité des bureaux, salles de réunion, bureau Ékypé flex).

·Petite hôtellerie: Assure le service de petite hôtellerie en salles de réunion et dans les espaces détentes (réassort)

·Effectue le réassort des salles de réunion

·Effectue le réassort des distributeurs de boissons et snacking

·Gestion des Litiges : Traiter les réclamations des clients avec diplomatie et efficacité, en apportant des solutions rapides et adaptées en coordination des services concernés.

·Procédures : Mettre en place, faire appliquer et optimiser les procédures de la réception pour améliorer l'efficacité et la qualité du service.

3. Gestion Administrative et Financière :

·Réservations : Gestion des réservations (individuelles et groupes) et optimiser le taux d'occupation des salles de réunion et des bureau Ékypé Flex de l'établissement.

·Facturation et Encaissement : Contrôler la facturation des locations et des prestations, ainsi que les encaissements et la caisse de la réception.

·Facturation des consommations mensuelles des extras (imputation de toutes les consommations clients), la compilation des justificatifs y étant afférents.

·Reporting : Établir et analyser les rapports d'activité journaliers et mensuels (taux d'occupation, prix moyen par chambre, chiffre d'affaires, etc.) et les transmettre à la direction.

·Gestion Budgétaire : Participer à l'élaboration du budget du département et en assurer le suivi.

4. Stratégie Commerciale et Développement :

·Optimisation des Revenus (Revenue Management) : En collaboration avec la direction, participer à la définition de la stratégie tarifaire et à son application pour maximiser le chiffre d'affaires.

·Fidélisation : Mettre en œuvre des actions visant à fidéliser la clientèle.

·E-réputation : Surveiller et contribuer à la bonne réputation en ligne de l’établissement.

Profil Recherché

* BTS Management en Hôtellerie Restauration (option C : Management d'Unité d'Hébergement)
* Licence Professionnelle ou Bachelor en Hôtellerie / Tourisme
* Diplôme d'école de management hôtelier.

Expérience :

* Expérience significative (3 à 5 ans minimum) en tant que réceptionniste, chef de brigade ou assistant(e) chef de réception dans un établissement de même catégorie.
* Une première expérience en management d'équipe est fortement souhaitée.

Compétences Techniques (Savoir-faire) :

* Excellente maîtrise des techniques de réception et d'accueil.
* Maîtrise des logiciels de gestion
* Connaissance des principes du Revenue Management.
* Compétences en gestion administrative et financière.
* Maîtrise du français et de l'anglais courant. La pratique d'une troisième langue est un atout majeur.

Qualités Personnelles (Savoir-être) :

* Leadership et sens du management : Capacité à fédérer et à motiver une équipe.
* Excellent sens du service et de la relation client : Diplomatie, courtoisie et aisance relationnelle.
* Organisation et rigueur : Capacité à gérer les priorités et à travailler de manière méthodique.
* Gestion du stress et réactivité : Aptitude à gérer les situations imprévues et les pics d'activité.
* Esprit commercial et force de proposition.
* Présentation irréprochable.

Conditions de Travail

* Type de contrat : Contrat à Durée Indéterminée (CDI).
* Horaires : 35h00 par semaine (horaires impératives 9h00 > 12h00 – 13h00 > 17h00) sur PERTUIS (84120)
* Rémunération :

·Salaire de base: 2200 € Brut mensuel

> 10% sur toutes les ventes concrétisées

·Prime qualité de 100 €

·Prime assiduité de 150 €

* Mutuelle AXA prise en charge à 50 % par l’employeur
* Prévoyance APICIL
* Environnement de travail qualitatif
* Évolution du poste vers un poste de Responsable de Centre
* Port de l’uniforme fourni obligatoire.

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