Contexte & environnement de travail
Rejoindre le FIAP Paris, c'est intégrer un établissement en pleine évolution, implanté dans le 14e arrondissement de Paris, accueillant une clientèle internationale dans un cadre moderne et convivial.
Le site dispose de :
- 191 chambres (486 lits)
- 26 salles de séminaires (2 600 m²)
- Un espace de restauration sur deux étages (restaurant banquet, bar et libre-service)
- Une terrasse, lieu de vie au cœur de Paris
Au FIAP, la collaboration entre les équipes, la polyvalence des missions et la qualité de service sont au cœur du quotidien. Vous évoluerez dans un environnement stimulant, favorisant l'autonomie et l'esprit d'équipe.
Résumé du poste
En tant que contact privilégié du client après la signature du contrat, vous jouez un rôle clé dans la réussite des événements accueillis au FIAP.
Vous êtes garant(e) de la planification, de la coordination et de l'exécution des événements, en lien étroit avec les équipes internes.
Votre activité est répartie entre le suivi des dossiers, la relation client et la coordination opérationnelle, dans une logique de qualité de service et de satisfaction client.
Missions principales :
- Gestion événementielle
Traiter les demandes clients dans les délais impartis et établir les documents liés à la planification (avenants, feuilles de fonction, etc.).
Gérer les blocs chambres et les réservations de salons pour les groupes attribués, en assurant le suivi des prévisions contractuelles.
Organiser des points hebdomadaires de suivi des contrats (arrhes, rooming lists, etc.).
Planifier et animer les visites clients et les réunions de pré-événement avec les équipes internes.
Assurer une transmission fluide des informations aux équipes opérationnelles (réception, technique, gouvernance, restauration).
Répartir les chambres et gérer les rooming lists clients.
Participer activement au développement des ventes additionnelles.
- Gestion administrative
Appliquer les procédures de réservation et veiller au respect des délais (réponses, arrhes).
Transmettre l'ensemble des informations nécessaires aux services internes avant l'arrivée des groupes.
Attribuer les chambres avant la passation aux équipes opérationnelles.
- Gestion commerciale
Traiter les demandes commerciales et établir les documents associés (devis, contrats, etc.).
Identifier, qualifier et anticiper les besoins des clients afin de proposer des solutions adaptées.
Négocier et conclure les ventes dans le respect de la politique tarifaire et commerciale.
Organiser et animer les visites commerciales (site inspections).
Assurer un suivi régulier des devis et contrats via des points hebdomadaires.
Qualités & expérience
- Expérience professionnelle : minimum 3 ans en event planning hôtelier ou commercial hôtelier. Une première expérience en hôtellerie est un atout majeur.
- Langues : anglais lu, parlé et écrit (impératif).
Qualités personnelles :
- Excellent relationnel et sens du service.
- Goût pour la négociation et la vente.
- Capacité à prendre des décisions et à gérer les imprévus.
- Esprit d'équipe, autonomie et sens des responsabilités.
- Compétences techniques : connaissance d'Opera Cloud ou Opéra V5 appréciée.
Pourquoi rejoindre le FIAP Paris ?
- Entreprise à taille humaine, en pleine évolution
- Ambiance de travail bienveillante, conviviale et collaborative
- Équipes accueillantes et accessibles
- Environnement moderne et agréable (terrasse, restaurant d'entreprise, self et bar)
- Missions variées avec autonomie et montée en compétences
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