Référence CSP: O091251/113000083
Sous l'autorité directe de la Secrétaire Générale et en lien étroit avec Monsieur le Maire et les élus, le (la) Responsable des affaires générales pilote et coordonne un service aux missions variées et stratégiques pour le fonctionnement de la collectivité.
Il (elle) encadre une équipe de trois agents à temps plein (accueil, agence postale communale, affaires scolaires) et assure la gestion des instances, du secrétariat du Maire, du courrier ainsi que l'organisation des élections et des cérémonies
1. Gestion de l'assemblée délibérante et de la vie institutionnelle
- Préparation, organisation et suivi des Conseils municipaux : convocation, ordre du jour, rédaction et diffusion des notes de synthèses, délibérations, procès-verbaux.
- Transmission au contrôle de légalité
- Rédaction de tout type d'actes : courrier, note, arrêté, délibération etc.
- Suivi de l'exécution des décisions du Conseil municipal.
- Conseil et appui administratif et juridique
- Référent RGPD
- Traitement des archives
2. Organisation des élections
- Préparation et mise en œuvre de l'ensemble des opérations électorales : listes électorales, matériel, organisation des bureaux de vote, relation avec les services préfectoraux.
- Gestion du calendrier, conformité réglementaire et bilans post-électoraux.
3. Secrétariat du Maire et gestion de l'agenda
- Gestion et suivi de l'agenda de Monsieur le Maire.
- Préparation des dossiers, rendez-vous et déplacements.
- Accueil et information du public et des partenaires institutionnels.
4. Gestion du courrier et des courriels
- Supervision de l'enregistrement et dispatching du courrier entrant et sortant.
- Mise en place d'outils de suivi et d'analyse du flux courrier.
- Veille à la qualité et à la traçabilité des réponses administratives.
5. Fêtes, cérémonies et animations communales
- Coordination et organisation logistique et administrative des manifestations officielles et évènements communaux (vœux, commémorations, fêtes locales.).
- Achat et gestion de stock et denrées, établir des devis en respectant la procédure interne
- Régisseur d'avance et de recettes
- Travail transversal avec les services municipaux,
6. Management du service
- Encadrement des agents : accueil de la mairie, agence postale communale et affaires scolaires.
- Animation de l'équipe, planification des activités, développement des compétences et suivi des objectifs.
- Participation active à la modernisation des pratiques administratives et à la qualité de l'accueil du public.
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