Description de la mission
En tant qu'Assistant Administratif au sein du Service Ventes, sous la responsabilité du Responsable Service Ventes, vous aurez pour missions principales :
Missions principales :
Collecte et traitement des informations pour le montage des ventes
Récolter auprès des agences ou via les outils internes les éléments nécessaires au montage des ventes en lot ou en bloc : titres de propriété, conventions, travaux, éléments de gestion locative, etc.
Assurer le suivi des check-lists pour garantir l'exhaustivité des documents constitutifs des fonds de dossier.
Mettre à jour les bases de données et les récapitulatifs des ventes (suivi des instances, tableaux de bord, etc.).
Suivi administratif des ventes
Gérer l'envoi et le suivi des courriers internes et externes : Préfecture, Mairie, Notaires, Fiches navettes, PSV, etc.
Saisir et mettre à jour les fiches POT Vente après validation en instances.
Rédiger les bons de commande et effectuer les demandes de budget via les outils dédiés.
Assurer le suivi administratif des dossiers de vente depuis la commission d'attribution jusqu'à la signature de l'acte authentique.
Suivi des logements vacants en vente
Suivre les fiches travaux des logements vacants en lien avec les agences et les équipes commerciales.
Assurer la coordination des interventions et veiller au respect des budgets alloués aux travaux.
Mobiliser les équipes pour garantir la réalisation des travaux dans les délais.
Mettre à jour les états des logements vacants et leur statut dans le processus de vente.
Gestion documentaire et calculs techniques
Archiver, classer et organiser l'ensemble des documents collectés dans le cadre des ventes.
Calculer les proratas de taxe foncière à intégrer à l'acte authentique, en lien avec les services internes et les notaires.
Profil
Compétences requises :
Savoirs et savoir-faire :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des systèmes d'information internes.
Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse (notes, courriers, comptes rendus).
Connaissances de base en gestion locative et processus de vente immobilière.
Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle avec rigueur et organisation.
Savoir-être :
Sens de l'observation, capacité d'adaptation à des interlocuteurs variés (agences, notaires, collectivités, équipes internes).
Esprit d'initiative et autonomie dans la recherche et le traitement de l'information.
Discrétion, fiabilité, esprit d'équipe.
Formation / Expérience :
Niveau Bac minimum, idéalement complété par une formation de niveau Bac .
Exemples de formations pertinentes :
Bac techno STMG (Sciences et technologies du management et de la gestion)
BTS Gestion de la PME-PMI
BTS Assistante de Direction
Une première expérience dans un environnement administratif lié à l'immobilier ou à la gestion locative serait un plus.
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