Assistante administrative et commerciale

1. Administration générale & secrétariat

* Réceptionner, dispatcher, saisir et expédier le courrier
* Participer à l'organisation des réunions du CODIR
* Organiser les déplacements
* Assurer l'accueil des visiteurs
* Recevoir et filtrer les appels téléphoniques
* Fixer les rendez-vous et les confirmer avec les clients en coordination avec le conducteur de travaux
* Assurer le secrétariat sous forme d'un compte rendu hebdomadaire pour l'ensemble du CODIR
* Prendre en compte, en accord avec le CODIR, toute action permettant de le décharger
* Coordonner et faciliter la circulation d'informations
* Rédiger les réclamations fournisseurs et faire un compte rendu au CODIR

2. Gestion commerciale & relation clients

* Gestion et optimisation du CRM commercial
* Dispatching des demandes sous 2h auprès des commerciaux lors d'une demande de renseignement
* Encaisser et relancer les clients
* Suivi financement clients et aide auprès de ceux-ci pour l'obtention du crédit
* Suivre les dossiers de certification RGE QUALIBAT
* Retrait des dossiers d'appels d'offres
* Suivi et mise à jour des données prospects/clients

3. Gestion administrative & financière

* Rapprochement des réceptions (factures)
* Centraliser les contrats de sous-traitance
* Éditer les factures et faire valider au directeur opérationnel
* Saisir les productions et les facturations
* Reporting du tableau de suivi des SAV
* Saisir l'inventaire (2 fois/an)

4. Gestion des moyens généraux & supports internes

* Gérer l'ensemble de la flotte de véhicules (assurance, contraventions, maintenance, contrôle technique…) ainsi que suivre un budget
* Gérer le parc informatique (téléphone, ordinateur, etc.) et mettre en place les outils nécessaires à l'intégration (boîte mail, accès...)
* Gérer le budget essence et alerter sur les potentiels dérives

Expérience exigée.

Organisation, relationnel, polyvalence et dynamisme sont de rigueur.

Poste en 39H00.