Assistant administratif (h/f)

À propos de nous

La Communauté de Communes de la Vallée de Chamonix Mont-Blanc, composée de 4 communes membres, accueille sur son territoire des stations été/hiver à la jonction de la France, de la Suisse et de l'Italie.

Située au pied du Mont-Blanc, le plus haut sommet des Alpes, berceau des 1ers Jeux Olympiques d’hiver, elle est réputée pour son caractère dynamique et sportif. Elle offre également un ensemble d'infrastructures, ainsi qu'une activité économique, culturelle, historique diversifiée et de premier plan. Elle recrute pour sa Direction des Affaires Culturelles, au sein de L'Ecole de Musique et de Danse Intercommunale (EMDI) un assistant administratif (H/F).


Mission

Rejoignez une école dynamique dédiée à la musique, la danse et le théâtre, où votre sens de l’accueil, votre rigueur administrative et votre esprit logistique seront au cœur de notre organisation. Vous serez le/la premier(ère) interlocuteur(trice) des familles, des élèves et des enseignants, et contribuerez activement à la fluidité des activités quotidiennes, des inscriptions ainsi que la gestion des événements. L'Ecole de Musique et de Danse Intercommunale (EMDI) accueille 636 élèves, dont 236 en danse, 447 en musique et 36 en théâtre. L'enseignement est assuré par 26 professeurs.

Vos missions :

Suivi administratif et communication

* Gérer les inscriptions (pré-inscriptions, réinscriptions, saisie dans le logiciel Duonet, envoi des confirmations).

* Assurer le suivi des élèves (absences, changements de cours, évaluations, attestations).

* Gérer les aspects financiers : encaissements, facturation, billetterie, relances, participation au budget.

* Créer et diffuser les supports de communication (affiches, page internet, documents internes).

* Gérer les conventions (ANCV, CAF, locations de salles) et archiver les documents administratifs



Accueil et accompagnement des familles

* Assurer l’accueil physique et téléphonique, informer et orienter les familles, élèves et visiteurs.

* Participer aux événements (portes ouvertes, galas, saisons culturelles).



Logistique et suivi de la maintenance du site

* Organiser la logistique des espaces : planning des salles, mise en place de l’auditorium, coordination avec les services techniques pour la maintenance.

* Centraliser les commandes de matériel et suivre les livraisons.



Conditions de recrutement

* cadre d'emploi des adjoints administratifs catégorie C - recrutement statutaire ou par voie contractuelle (possibilité de CDD renouvelable)

* Lieu de travail : Chamonix

* Horaires de travail : 35h annualisé (périodes de haute activité en septembre-octobre, pouvant être allégée pendant les vacances scolaires). Amplitude horaire liée aux activités de l’EMDI : jusqu’à 18h30 en semaine et quelques événements en soirée dans l’année.

* Processus de recrutement : un premier contact téléphonique, suivi d'un entretien sur site avec les managers et ressources humaines. Journées d'intégration programmées pour nos nouveaux talents.



Avantages :

* prime métier IFSE

* Amicale du personnel permettant de bénéficier de tarifs réduits dans des commerces, billetterie, équipements ou l'achat groupé de produits locaux

* Organisme d'action sociale, permettant de disposer de chèques vacances, cultures etc.

* Tickets restaurants

* Aides à la mobilité (remboursement partiel carte stationnement/transport)

* Catalogue formation CNFPT


Profil

* Expérience en accueil et gestion administrative, maîtrise des outils bureautiques (logiciels DUONET et CIRIL Finances idéalement).

* Connaissances de l’environnement des collectivités territoriales et des régies d’avances et de recettes.

* Capacités à s’organiser, gérer les priorités, travailler en autonomie.

* Intérêt pour le milieu artistique apprécié.