Secrétaire de direction - salouel

Vos missions en quelques mots Le, la Secrétaire de gestion administrative a vocation à • Gérer le secrétariat général • Participer à la mise en œuvre des politiques déclinées par l’équipe municipale • Organiser la tenue des opérations électorales • Coordonner les relations Mairie/Associations • Encadrer et organiser le service d’entretien des locaux et ses activités. Gérer le secrétariat général • Enregistre le courrier quotidien • Relève et fait suivre la messagerie • Organise l’agenda de l’élu, celui des assemblées… • Prépare, vérifie et analyse des documents • Prend des notes et réalise un compte-rendu • Réceptionne, instruit et fait suivre divers dossiers administratifs (les demandes de logements sociaux, les opérations de recensement, les reprises de concession, les procédures de jury d’assisses…) Participer à la mise en œuvre des politiques déclinées par l’équipe municipale • Prépare la tenue des assemblées (convocations, ordre du jour…) • Formalise et légalise les décisions des assemblées (préparation, rédaction, suivi des procédures (contrôle de légalité…)) • Formalise et légalise les décisions de l’exécutif ou du Responsable des Affaires Générales (arrêtés, décisions…) Organiser la tenue des opérations électorales • Gère les inscriptions et radiations sur les listes électorales • Gère l’organisation administrative des commissions et leur suivi • Coordonne l’organisation technique des lieux de scrutin • Prépare et formalise les documents électoraux (procès-verbaux, cartes d’électeur…) Coordonner les relations Mairie/Associations • Organise le planning du minibus • Suit les dossiers de demande de subventions Encadrer et organiser le service d’entretien des locaux et ses activités • Pilote et coordonne les activités • Manage et évalue le personnel du service Activités de polyvalence • Assure la gestion des dossiers relatifs aux documents d’urbanisme (enregistrement, contrôle et transmission à l’instruction) • Assure des activités d’état civil (mariage, extrait d’acte…) • Assure un accueil physique et téléphonique • Assure certaines démarches en ressources humaines (inscription aux formations, communication avec le personnel…) • Coordonne les services lors de l’absence du Responsable des Affaires Générales Profil recherché Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers • Organiser le classement et l'archivage des dossiers Suivi des projets et activités de la direction • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat Accueil téléphonique et physique au secrétariat • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent • Rappeler des informations importantes et transmettre des messages Organisation et planification des réunions • Respecter les délais de transmission des documents avant et après les réunions • Prendre des notes lors des réunions • Rédiger les comptes rendus Connaissances générales et socioprofessionnelles • Notions d'organisation et de gestion du temps de travail • Fonctionnement des services de la collectivité • Règles de l'expression orale et écrite de qualité • Techniques de secrétariat • Organisation de la collectivité • Contexte et enjeux de la collectivité ou structure • Règles essentielles du droit public Communication : • Ecoute attentivement • Fournit les informations essentielles • Communique clairement • Remporte l’adhésion Leadership • Inspire la confiance • Motive les autres • Donne le cap • Favorise l’expression et l’innovation Gestion d’une équipe • Crée un climat favorable • Se rend disponible • Sollicite la participation • Favorise le développement des compétences Gestion des tâches • Définit les objectifs et priorités • Planifie les taches • Fait preuve de flexibilité • Délègue efficacement Gestion stratégique • Anticipe les risques et les opportunités • Possède une vision à long terme • Articule les décisions à la vision • Sait prendre les décisions délicates • Implication au sein du service • Aptitudes relationnelles • Sens du service public • Réserve, discrétion et secret professionnel • Capacité à travailler en équipe et en transversalité • Capacité d’adaptation • Ponctualité et assiduité • Capacité à rendre compte de ses activités • Respect des moyens matériels • Capacité à travailler en autonomie • Rigueur et fiabilité du travail effectué • Réactivité face à une situation d’urgence • Capacité d’organisation et de planification • Force de proposition