Contexte de la mission :
Sur le secteur de la région Toulousaine nous sommes un acteur incontournable sur le secteur public, bancaire, protection sociale et télécoms.
La Business Unit Open Toulouse/Bordeaux cest 240 collaborateurs. Nous travaillons en direct chez nos clients Grands Comptes, dans leurs locaux ou depuis nos locaux, ou en télétravail.
Venez renforcer nos équipes !
Au sein de notre Direction de Business Unit Toulouse-Bordeaux, nous recherchons un(e) assistant(e) commercial(e) pour accompagner léquipe commerciale dans la gestion et le suivi des opérations commerciales en lien avec les projets de nos clients.
Ce qui vous attend :
Rattaché(e) à notre Directrice de Business Unit, vous assurerez les missions suivantes :
1. Elaboration et suivi des contrats clients
2. Elaboration et suivi des contrats de sous-traitance
3. Création des clients et sous-traitants dans les outils internes Open
4. Garant de la complétude des éléments administratifs commerciaux lors des démarrages de prestations
5. Gestion hebdomadaire des collaborateurs sur la saisie des temps et des frais
6. Création et gestion rigoureuse des ordres de missions des collaborateurs en prestation chez un client
7. Traitement des formulaires internes, en lien avec les services : Commerciaux, Administration des ventes, Comptabilité clients/fournisseurs, service Juridique interne, service Management de la Qualité
8. Participation aux réponses à appel doffres : réception, Gestion des documents administratifs (fournir et compléter les documents administratifs demandés) attribution des parties à traiter aux acteurs internes, consolidation et dépôt sur la plateforme de dématérialisation du client
9. Suivi de la réception des PV et bons de commande client.
Vous aurez également un rôle de référent accueil et relai local de services généraux en binôme. Ce rôle comportera les missions suivantes :
10. Gestion des déplacements : Réservations de billets train/Avion via loutil The Treep
11. Relai des Services Généraux : Sujets sécurité des locaux/ sécurité physique des personnes
12. Responsable opérationnel des accès physiques, des badges, des zones sensibles de la BU et des personnes circulant sur le site.
13. Gestion et suivi des accès collaborateurs Co-traitants, sous-traitants, visiteurs et clients
14. Véhicules de services :
o Attribution/restitution des clés selon besoins collaborateurs
o Etat des lieux mensuels des véhicules avec suivi révisions/contrôles techniques
15. Logistique Agence :
o Suivi fournisseurs
o Revue annuelle de certification des fournisseurs
o Suivi et Maj des documents contractuels des fournisseurs
o Commandes fournitures et petits matériels
o Contacter prestataires en cas de besoins (pannes, fuites, petits travaux, )
o Réception des livraisons
o Gestion des clefs et coffre agence et attribution parking.
16. Attribution et restitution de PC lors darrivées/départs
17. Vie dagence :
o Evènements
o Développement Bordeaux
o Diverses organisations/activités
Le profil que nous recherchons :
Expérience de 1 à 3 ans en qualité dassistant(e) en Commerce/Gestion, idéalement en Entreprise de Services du Numérique ou chez un éditeur,
Bac+2 Assistante Commerciale, Moyens des Unités Commerciales, Techniques de vente,
Vos atouts : Dynamique et efficace, respect des engagements, grande rigueur de travail, proactivité, force de proposition, bon relationnel, forte capacité de synthèse et dadaptation, maîtrise du pack office Microsoft et des outils internet.
⭐ Poste en CDI à pourvoir dès que possible
Poste basé à Toulouse
Télétravail : Flexible, 2 jours par semaine
Avantages divers : Prime vacances, Mutuelle, Tickets Restaurant, RTT, CE, prime vélo....
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