Assistant(e) du chef de service h/f

Description du poste

"L’assistant(e) du chef de service joue un rôle clé dans l’organisation, la coordination et le soutien administratif et opérationnel du service, en interface avec les différents acteurs internes et externes. Ce poste requiert une grande polyvalence, une capacité d’adaptation et un sens aigu de la confidentialité.

Le poste proposé couvre les missions d’assistanat de direction telles que :
- planifier, organiser et prioriser les rendez-vous, réunions et événements du chef de service ;
- gérer les sollicitations, les prioriser et y répondre ;
- assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et les orienter ;
- assurer la coordination entre les différents interlocuteurs internes et externes (équipes métiers du SAFI, cabinets des ministres, de la SG...) ;
- assurer le suivi des commandes auprès des sous-directions et le respect des délais ;
- préparer les dossiers : convocations, ordre du jour, travaux de reprographie... ;
- anticiper les besoins logistiques : salles, visioconférence, supports... ;
- assurer la mise en forme des notes et documents produits par le service ;
- veiller en lien avec l'état major du service à la bonne exécution des phases d'élaboration des productions internes (notes, rapports, documents d'étude,...) et à leur enregistrement dans le SI EPARAF,
- faciliter la circulation de l’information et assurer un reporting régulier.

Le poste couvre également des missions spécifiques :
- accompagner l'assistante des deux sous-directions pour la constitution des dossiers réalisés au cours des différentes phases des processus budgétaires : programmation budgétaire, comptes rendus de gestion, questions parlementaires, dossiers ministres constitués pour les débats relatifs aux lois de finances et aux lois de fin de gestion"

Conditions d'exercice particulières

"Afin de garantir le maintien du bon fonctionnement du service, l’assistant(e) du chef de service et l'assistante des deux sous-directions du SAFI s’organisent, sous l’autorité du chef du bureau affaires transverses, pour assurer la continuité de l'assistanat au sein du service, notamment en cas d'absence ou d'empêchement.
Activité télétravaillable en alternance avec l'assistante des 2 sous-directions.

Principaux interlocuteurs : bureaux du SAFI, directions et services de l'administration centrale, cabinets ministériels, Cour des comptes, Assemblée nationale, Sénat.

Métro lignes 6 et 14 (station Bercy) - RER A et D et métro ligne 1 (station Gare de Lyon)"

Description du profil recherché

"Expérience confirmée (minimum 3 ans) en assistanat de direction, de préférence dans le secteur public.
La maîtrise des applications bureautiques standard (traitement de texte, tableur...) est requise.
Des formations seront proposées pour l'utilisation des applications métier (Eparaf, Raqam...).
Une connaissance des outils de présentation serait un plus.

Chaque agent du SAFI doit partager les valeurs qui l'animent : l’engagement, le pragmatisme, l’agilité, le professionnalisme, la cohésion, la constance et la vigilance."

Temps Plein

Oui

Autres

Poste ouvrant droit à la NBI

Non

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. CONNAISSANCES - Matériels, systèmes et réseaux d’information et de communication
4. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
5. SAVOIR-FAIRE - Conseiller une personne, un groupe
6. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
7. SAVOIR-FAIRE - Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
8. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
9. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
10. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
11. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
12. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé