Responsable administratif (h/f)

Rattaché au Responsable comptable ou au Directeur administratif et financier

Votre mission principale : L'Office Manager est chargé de la gestion administrative, logistique et financière du bureau. Il ou elle veille à ce que les opérations de l'entreprise se déroulent efficacement et que les collaborateurs disposent des ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches dans un environnement de travail optimal. Responsabilités principales :

1. Gestion administrative :

o Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier (entrant et sortant).
o Planification des réunions et gestion des agendas des dirigeants.
o Organisation des déplacements professionnels (réservation de billets, hôtels, etc.).
o Gestion des documents administratifs (archivage, classement, contrats, etc.).
o Suivi des contrats de maintenance et gestion des relations avec les prestataires (nettoyage, IT, fournitures, etc.).

2. Gestion des ressources humaines (support RH) :

o Aide à l'intégration des nouveaux employés (onboarding).
o Suivi des congés et absences, gestion des notes de frais.
o Contribution à l'organisation d'événements internes (séminaires, team building).
o Participation à la gestion des formations et à l'application des procédures internes.

3. Gestion des tâches comptables :

o Enregistrement des opérations comptables courantes (factures fournisseurs et clients, notes de frais, paiements, etc.).
o Préparation et saisie des écritures comptables dans le logiciel de comptabilité.
o Suivi des comptes clients et fournisseurs, préparation des règlements.
o Gestion des rapprochements bancaires.
o Archivage et classement des pièces comptables (factures, relevés bancaires, etc.).

4. Suivi administratif et financier :

o Préparation des documents nécessaires à la réalisation des déclarations fiscales (TVA, URSSAF, etc.).
o Suivi des encaissements et décaissements de l'entreprise.
o Collaboration avec le service comptabilité pour les paiements et factures.
o Gestion des relances clients pour les paiements en retard.
o Mise à jour des documents administratifs liés aux opérations comptables (contrats, bons de commande, etc.).

5. Gestion des achats :

o Commande et gestion des fournitures de bureau et des équipements.
o Suivi des contrats avec les fournisseurs (renouvellement, négociation).

6. Gestion des locaux :

o S'assurer du bon fonctionnement des locaux (réparations, entretien général).
o Assurer la sécurité et la conformité des espaces de travail.
o Gestion de l'agencement des bureaux et de l'équipement informatique.

7. Support aux équipes :

o Assister les différentes équipes dans la réalisation de leurs tâches administratives.
o Faciliter la communication interne en diffusant les informations importantes.