Le/la gestionnaire des stages assure la gestion administrative des stages des étudiants ingénieurs, il/elle saisit et met à jour la base de données des stages, transmet les offres de stages aux étudiants. Le/la gestionnaire assure l’utilisation et l’optimisation du logiciel Arexis utilisé pour les stages et l’alternance. Le poste est rattaché au service des partenariats.
Gestion des stages ingénieurs GSI
- Assurer la gestion administrative des stages : gérer les conventions de stage, procéder à la validation des sujets auprès des enseignants, gérer les fiches d’évaluation et les attestations de fin de stage
- Veiller à la conformité juridique des conventions selon la réglementation en vigueur
- Gérer le calendrier des périodes de stage
- Saisir et mettre à jour la base de données des stages
- Organiser les soutenances de stages
- Préparer les documents nécessaires pour les jurys
- Elaborer des tableaux de bord pour le suivi et le reporting de la gestion des stages
- Informer les étudiants sur l’ensemble du process
- Actualiser les supports liés à la gestion des stages pour l’ensemble des stages ingénieurs (MRI, STI, GSI)
Gestion du logiciel Arexis
- Assurer le déploiement et le suivi de l’outil auprès des étudiants en leur apportant un appui dans la prise en main,
- Identifier les éventuels dysfonctionnements et proposer les adaptations nécessaires
- Gérer le paramétrage du logiciel en fonction des règles pédagogiques et réglementaires (types de stages, conventions, validations, calendriers)
- Tester les paramétrages et assurer leur fiabilité
- Créer et maintenir les profils utilisateurs et les droits d’accès
- Etre l’interface avec le prestataire : recenser les questionnements, formaliser les besoins, gérer les réunions avec le prestataire, mettre en œuvre les évolutions du logiciel
- Assurer l’assistance aux utilisateurs (étudiants, enseignants, services administratifs)
- Participer aux évolutions du logiciel et à l’amélioration des processus
Missions transverses
- Gestion des achats du campus de Blois : saisie sur GFC
- Participer aux activités transverses du service et à l'organisation d'évènements
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