Assistant(e) secretariat general

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Idéalement située à proximité de l’A13 et jouissant d’un environnement rural privilégié, la ville d’Ecquevilly est réputée pour sa qualité de vie. Portée par sa Zone d’Activité diversifiée et son important caractère agricole, elle démontre un réel dynamisme économique. Elle accueille aujourd’hui plus de 4200 habitants séduits par la qualité de ses services son agréable cadre de vie : deux crèches et deux écoles élémentaires, un collège, un complexe sportif, des commerces de proximité, une bibliothèque, un tissu associatif dense et dynamique.
Descriptif de l'emploi : assistera le DGS et le Maire dans leurs tâches quotidiennes d'organisation, de gestion administrative, de suivi des décisions et d'organisation d'événements. Missions / conditions d'exercice Missions principales : assistera le DGS et le Maire dans leurs tâches quotidiennes d'organisation, de gestion administrative, de suivi des décisions et d'organisation d'événements.
1.Aide à l'organisation du Maire et du DGS :
oGérer leurs agendas et prendre leurs rendez-vous.
oLeur rappeler les informations importantes et transmettre les messages.
oOrganiser leurs déplacements et leurs réunions de travail.
oRelire les documents et les décisions avant qu'ils ne les signent, et signaler aux services si des corrections sont nécessaires.
oS'occuper des dossiers de sécurité des bâtiments publics (ERP) qui engagent la responsabilité du Maire : convocations, relations avec les organismes de sécurité, rédaction de courriers de mise en demeure ou de fermeture.
2.Travaux administratifs et de bureau :
oPréparer et mettre en forme des documents (courriers, notes, etc.).
oOrganiser et classer les dossiers.
oRépondre au téléphone et accueillir les personnes ayant rendez-vous avec le Maire :
Recevoir et transmettre les appels.
Informer les personnes et les orienter si besoin.
Accueillir les administrés et les orienter vers les élus ou la direction.
3.Organisation de réunions :
oPréparer les ordres du jour.
oRassembler les informations nécessaires.
oOrganiser la logistique (salle, matériel, etc.).
oRédiger et diffuser les comptes-rendus des réunions.
oTransmettre les informations venant d'autres organismes.
4.Gestion des décisions administratives :
oVérifier et rédiger les décisions du Maire avec le DGS.
oVérifier et numéroter les décisions concernant la voirie, et signaler les problèmes aux services concernés.
oPréparer les autorisations d'occupation du domaine public pour les activités économiques (sauf travaux).
oSuivre les contrats liés aux dossiers gérés par le secrétariat général.
oGérer les contrats de location des logements communaux.
oEnvoyer les décisions importantes au service de contrôle de légalité.
5.Gestion du protocole et des événements :
oSuivre les règles d'organisation des événements et du protocole.
oPlanifier les événements et les inscrire à l'agenda de la ville.
oGérer les invitations.
oOrganiser les événements confiés au secrétariat général et les cérémonies commémoratives.
6 Participation à la préparation et à la gestion des élections et tenues des bureaux électoraux
Si vous êtes prêt(e) à relever ce défi dans un environnement stimulant et bienveillant, nous serions ravis de recevoir votre candidature. Profils recherchés Niveau : BTS / licence ou Bac Professionnel ou Général avec expérience

Rigueur, autonomie, sens de la discrétion et de l'organisation.
Bon relationnel, polyvalence et réactivité.