Publiée le 16 juin
Mission du poste
Agence d'architecture basée à Roanne, intervenant sur des projets variés en marché privé et public, l'agence accompagne ses clients de la conception au suivi de chantier.
Structure à taille humaine, l'agence place la rigueur administrative, la qualité des dossiers et la relation client au cœur de son fonctionnement.
Dans le cadre de sa structuration et de son développement, l'agence recrute une assistante administrative avec une évolution vers un poste d'assistante de direction.
Intitulé du poste
Assistante administrative - Évolution assistante de direction (H/F)
Type de contrat
Temps plein ou temps partiel évolutif
Rattachement hiérarchique Architecte dirigeant / Responsable d'agence
Missions principales
1. Gestion administrative et organisation de l'agence
- Accueil téléphonique et gestion des emails
- Gestion du courrier, classement et archivage (papier et numérique)
- Organisation des agendas, réunions et déplacements
- Suivi administratif courant de l'agence
2. Suivi administratif des projets
- Création, gestion et mise à jour des dossiers de projets
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs
- Suivi des pièces contractuelles et réglementaires
- Préparation des dossiers de réunions et de chantiers
3. Marchés publics - Candidatures & suivi
- Aide à la préparation des dossiers de candidatures aux marchés publics :
- constitution et mise à jour des pièces administratives (DC1, DC2, DUME, attestations, assurances, références)
- préparation des dossiers de réponse (volet administratif)
- gestion des plateformes de dématérialisation
- Mise en forme et vérification de la conformité des dossiers avant dépôt
- Suivi des candidatures (questions/réponses, notifications, attributions)
4. Marchés publics notifiés & Chorus Pro
- Suivi administratif des marchés publics attribués :
- actes d'engagement, OS, avenants, pièces contractuelles
- Gestion de la facturation sur Chorus Pro :
- dépôt et suivi des factures
- gestion des rejets et corrections
- suivi des délais de paiement
5. Gestion financière & facturation
- Suivi des honoraires par projet
6. Support à la direction & évolution du poste
Dans une logique d'évolution vers un poste d'assistante de direction, la collaboratrice pourra progressivement prendre en charge :
- Suivi global de l'activité de l'agence
- Tableaux de bord (facturation, trésorerie, charge de travail)
- Aide à la planification et à l'organisation stratégique
- Interface privilégiée entre la direction, l'équipe, les clients et les partenaires
- Participation à la structuration et à l'amélioration des procédures internes
Profil recherché
Compétences
- Formation en assistanat administratif, gestion ou équivalent
- Expérience en agence d'architecture, bureau d'études ou structure similaire appréciée
- Expérience ou appétence forte pour les marchés publics (candidatures, suivi, Chorus Pro)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook / Google Workspace)
- Bonne qualité rédactionnelle et orthographe soignée
Qualités personnelles
- Organisation, méthode et rigueur
- Autonomie et fiabilité
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Bon relationnel, esprit d'équipe
- Capacité à anticiper et à structurer
Conditions & perspectives
- Poste stratégique au cœur de l'agence
- Missions variées et responsabilisantes
- Évolution concrète vers un poste d'assistante de direction
- Forte autonomie
- Rémunération selon profil et expérience
Candidature
Merci d'adresser CV et lettre de motivation à :
kechichian@aum.fr
Profil recherché
Experience: 5 An(s)
Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser l'accueil des visiteurs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Gestion du suivi de projets Marché public et privé,Gestion adminsitrative d'une agence d'architecture
Langues: Français exigé
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités d'architecture
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
