Assistante administrative agence d'architecture (h/f)

Agence d'architecture basée à Roanne, intervenant sur des projets variés en marché privé et public, l'agence accompagne ses clients de la conception au suivi de chantier.
Structure à taille humaine, l'agence place la rigueur administrative, la qualité des dossiers et la relation client au cœur de son fonctionnement.

Dans le cadre de sa structuration et de son développement, l'agence recrute une assistante administrative avec une évolution vers un poste d'assistante de direction.
Intitulé du poste

Assistante administrative - Évolution assistante de direction (H/F)

Type de contrat

Temps plein ou temps partiel évolutif

Rattachement hiérarchique

Architecte dirigeant / Responsable d'agence

Missions principales

1. Gestion administrative et organisation de l'agence
- Accueil téléphonique et gestion des emails
- Gestion du courrier, classement et archivage (papier et numérique)
- Organisation des agendas, réunions et déplacements
- Suivi administratif courant de l'agence

2. Suivi administratif des projets
- Création, gestion et mise à jour des dossiers de projets
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs
- Suivi des pièces contractuelles et réglementaires
- Préparation des dossiers de réunions et de chantiers

3. Marchés publics - Candidatures & suivi
- Aide à la préparation des dossiers de candidatures aux marchés publics :
- constitution et mise à jour des pièces administratives (DC1, DC2, DUME, attestations, assurances, références)
- préparation des dossiers de réponse (volet administratif)
- gestion des plateformes de dématérialisation
- Mise en forme et vérification de la conformité des dossiers avant dépôt
- Suivi des candidatures (questions/réponses, notifications, attributions)

4. Marchés publics notifiés & Chorus Pro
- Suivi administratif des marchés publics attribués :
- actes d'engagement, OS, avenants, pièces contractuelles
- Gestion de la facturation sur Chorus Pro :
- dépôt et suivi des factures
- gestion des rejets et corrections
- suivi des délais de paiement

5. Gestion financière & facturation
- Émission et suivi des factures clients (privés et publics)
- Suivi des honoraires par projet
- Relances clients
- Préparation des éléments comptables (factures, tableaux de suivi, notes de frais)
6. Support à la direction & évolution du poste

Dans une logique d'évolution vers un poste d'assistante de direction, la collaboratrice pourra progressivement prendre en charge :
- Suivi global de l'activité de l'agence
- Tableaux de bord (facturation, trésorerie, charge de travail)
- Aide à la planification et à l'organisation stratégique
- Interface privilégiée entre la direction, l'équipe, les clients et les partenaires
- Participation à la structuration et à l'amélioration des procédures internes

Profil recherché

Compétences
- Formation en assistanat administratif, gestion ou équivalent
- Expérience en agence d'architecture, bureau d'études ou structure similaire appréciée
- Expérience ou appétence forte pour les marchés publics (candidatures, suivi, Chorus Pro)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook / Google Workspace)
- Bonne qualité rédactionnelle et orthographe soignée

Qualités personnelles
- Organisation, méthode et rigueur
- Autonomie et fiabilité
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Bon relationnel, esprit d'équipe
- Capacité à anticiper et à structurer

Conditions & perspectives
- Poste stratégique au cœur de l'agence
- Missions variées et responsabilisantes
- Évolution concrète vers un poste d'assistante de direction
- Forte autonomie
- Rémunération selon profil et expérience

Candidature

Merci d'adresser CV et lettre de motivation à :
kechichian@aum.fr