Description du poste
Au sein du Secrétariat général de France Simplification, le responsable de la coordination administrative est en appui auprès de la Secrétaire générale de France Simplification et en coordination transversale auprès de l'équipe d'experts et de rapporteurs.
Au titre de l’appui au pilotage opérationnel et administratif de la Secrétaire générale, ses missions sont les suivantes :
Coordonner le pilotage des activités
- Organiser l’activité opérationnelle auprès de la Secrétaire générale (planification et priorisation des rendez-vous, gestion et tenue de l’agenda, préparation et impression des dossiers afférents, organisation des réunions)
- Préparer et participer aux réunions de revues de projets hebdomadaires (suivi et préparation de l’ordre du jour, gestion des commandes, établissement et diffusion des comptes-rendus)
- Gérer et mettre à jour des bases de contacts des correspondants et interlocuteurs et des nominations en conseil des ministres
- Prendre en charge des aspects logistiques de la fonction de direction et l’organisation des déplacements de la Secrétaire générale et des équipes de France Simplification
Contribuer à l’organisation du pilotage stratégique de l’activité
- Piloter et coordonner la gestion des commandes pour les besoins de la Secrétaire générale pour des cabinets ministériels, conseillers et chefs de pôle du cabinet du premier ministre, cabinet du délégué interministériel avec l’aide des chefs de projet PMO
- Vérifier la qualité des productions et des livrables et aide à la production des dossiers de préparation et de compte rendus des réunions interministérielles mensuelles avec l’aide des chefs de projet PMO
- Appuyer et vérifier la rédaction de courriers administratifs et de notification des décisions des RIM aux préfets, aux élus, et aux dirigeants d'entreprises
- Assister la préparation des synthèses, dossiers et éléments de langage lors des différents rendez-vous, réunions et prises de parole
- Produire des notes et fiches de synthèse des dossiers majeurs
- Aider à la gestion de la communication et la veille juridique
Au titre de l’appui administratif et coordination transversale auprès de l'équipe d'experts et de rapporteurs de France Simplification :
- Appuyer la coordination des demandes transversales émanant des cabinets ministériels et des interlocuteurs externes avec l’aide des chefs de projet PMO
- Aider à la gestion des réunions interministérielles avec les correspondants du cabinet du premier Ministre et du secrétariat général du gouvernement (prise de rendez-vous, aide à la préparation et impressions des dossiers afférents)
- Préparer et organiser des réunions internes et externes (gestion logistique, appui à la préparation des dossiers)
- Assister la coordination du pilotage de l’activité et des outils de gestion de projet auprès des chefs de projet PMO
- Soutenir les tâches administratives ponctuelles des Rapporteurs France Simplification.
Conditions d'exercice particulières
Le titulaire du poste travaille au quotidien avec de nombreux interlocuteurs externes (Secrétariat général de l’Elysée, Cabinet du premier ministre, Cabinets ministériels, préfectures…) en lien avec le cabinet du DITP ainsi que l’ensemble des équipes de la DITP.
Il exerce ses fonctions sous l'autorité hiérarchique de la Secrétaire générale de France Simplification.
Description du profil recherché
Une expérience en coordination de gestion d’activités opérationnelles et de pilotage administratif transversale est nécessaire.
Ce poste exige rigueur, discrétion, autonomie, adaptabilité et une forte capacité à gérer les délais, les urgences et les priorités.
Une capacité à interagir avec des interlocuteurs de très bon niveau est indispensable.
Une expérience dans un environnement administratif exigeant (interministériel, cabinet ministériel…) est appréciée.
Le candidat doit avoir une appétence pour le travail en équipe et les environnements dynamiques dans une logique de continuité de service.
Une bonne maîtrise des outils de bureautique est essentielle.
Attention : seules les candidatures déposées sur passerelles seront étudiées. L'adresse de contact ne doit être utilisée qu'en cas de demandes de précisions ou de renseignement au poste proposé.
Temps Plein
Oui
Compétences candidat
Compétences
1. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
2. SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
3. SAVOIR-ÊTRE - Aptitude à l'écoute
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
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