Assistant administratif du service culturel et du conservatoire h/f

A propos

Au cœur du Nord-Ouest parisien et desservie par le RER A et le transilien, la ville de Maisons-Laffitte est située entre la forêt de Saint-Germain- en-Laye et la Seine. Plus de la moitié du territoire communal est constituée d'un parc qui préserve la tranquillité des habitations et favorise les activités de loisirs. Outre l'hippodrome, de nombreux équipements sportifs (Palais Omnisports, piscine et terrains de tennis notamment) participent à un cadre de vie où l'activité culturelle est très présente. De nombreux commerces de proximité et restaurants, situés principalement en centre-ville, associés au marché couvert et aux services, dont toutes les branches sont représentées, offrent les moyens de bien vivre au publics.

Votre mission

Au sein du Centre Culturel Malesherbes, placé(e) sous l’autorité du Directeur adjoint des Affaires culturelles – secteur Culture-Conservatoire – et de l’Administrateur, vous assurez le secrétariat administratif ainsi que la gestion des dossiers.

Vos principales missions seront les suivantes :

r la gestion administrative transversale en lien avec l’administrateur

- Effectuer les demandes de devis, les saisies de bons de commande et suivi de la facturation

- Etablir les feuilles de route des artistes et organiser leur accueil sur site

- Etablir au besoin les factures liées à l’activité de la direction

2. Assurer des missions de régisseur recettes et dépenses

- Effectuer les achats de catering et aux besoins de la programmation

3. Gérer les plannings d’occupation des locaux du Centre Culturel Malesherbes

- Suivre et mettre à jour le planning général de la programmation

- suivre et mettre à jour le planning des loges et locaux annexes du centre culturel

- suivre et mettre à jour le planning quotidien d’occupation des salles de cours et des lieux de diffusion

4. Gestion des DPAE et GUSO

- Effectuer les déclarations et contrats en lien avec l’administrateur

- Effectuer les paiements via le GUSO

5. Gestion de l’accueil des compagnies

- Organiser l’accueil des compagnies sur site

- Effectuer les réservations d’hôtel et piloter la restauration sur site

6. Assurer les missions de secrétariat spécifiques au Conservatoire

- Suivre l’organisation des interventions musicales scolaires

- Suivre l’organisation des examens : établir les listes des élèves, les convocations inhérentes (élèves et jurys extérieur)

- Effectuer le suivi des dossiers administratifs des jurys des concours du Conservatoire

- Etablir les contrats de location en lien avec le régisseur d’orchestre et professeurs

- Etablir et envoyer les attestations de scolarités

- Contrôler les règlements et encaissements des frais d’inscription et des locations d’instruments

- Etablir les relances des règlements

- Etablir les formulaires de recouvrement

- Suivre et mettre à jour les fichiers administratifs des familles des élèves, des professeurs et des intervenants du Conservatoire

- Saisir et envoi des mails d’information aux familles des élèves du Conservatoire

- Prendre en charge le classement et l’archivage des dossiers



Vous serez également en charge de :

1. Accueil, billetterie ou orientation des publics lors des évènements Culture- Conservatoire

2. Suivre scrupuleusement les procédures

3. Travailler en transversalité avec les différentes équipes

Le profil idéal

SAVOIRS

4. Connaissance des outils bureautique (Word, Excel)

5. Connaissance du logiciel IMUSE, CIRIL, MANTY

SAVOIRS-FAIRE

6. Bon niveau d’orthographe et d’expression orale.

7. Capacité à transmettre les informations et à rendre compte.

SAVOIRS-ETRE

8. Apprécier l’environnement d’un Etablissement d’Enseignement Artistique dans le domaine musical et théâtrale

9. Sens du service public (élèves, parents, professeurs)

10. Rigueur et organisation

11. Capacité d'adaptation

12. Disponibilité

13. Esprit d'équipe

14. Discrétion professionnelle

15. Bonne mémoire

FORMATIONS ET QUALIFICATIONS NECESSAIRES

16. Bac professionnel gestion administration

17. Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale

18. Connaissance de l’environnement des milieux culturels et de l’enseignement artistique

Rémunération et avantages :

Statutaire ■ Régime indemnitaire ■ prime équivalente à un 13e mois (attribuée au terme de 6 mois de carence pour les agents non titulaires) ■ Participation mutuelle et prévoyance ■ Politique dynamique en matière de formation ■ Collectivité adhérente au CNAS ■ Amicale du personnel ■ Participation à hauteur de 75% des frais de transports en commun ■ Dispositif Santé Vous Bien (programme de cours sportifs gratuit durant la pause méridienne)