Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales:
Sous l’autorité du chef du service Moyens généraux, vous êtes chargé(e) d'encadrer un bureau composé de 18 agents et 2 services civiques, bureau dont l'organisation est sous forte contraintes ( accueil du public, astreintes, horaires de nuit, standard H24...). Vous aurez à :
• Organiser, planifier et coordonner l’activité des trois unités du bureau, en vous appuyant sur leurs référents (standard préfecture, accueils/courrier/courriels,en préfecture et à la Cité administrative).
• Assurer, pour les accueils des sites distants, une coordination étroite avec les référents de proximité relevant du SGC.
• Piloter la relation multicanale à l’usager (accueil physique, téléphone, courrier, courriel, téléprocédures, internet).
• Garantir la fiabilité et la qualité des réponses apportées sur l’ensemble des supports de communication (site internet, SVI, supports d’information) et piloter la qualité de l’accueil (fiches de procédures, suivi des indicateurs, traitement des réclamations),
• Veiller à la sécurité de l’accueil physique et accompagner les agents dans les situations sensibles ou complexes.
• Contribuer à la professionnalisation des agents (posture, argumentation, expertise).
• Assurer l’administration des outils métiers (Maarch, SVE, RDV-préfecture, Must).
Le chef de bureau est également référent Quali-ATE (ministère de l’Intérieur) pour le module « relation à l’usager ».
En tant que référent(e) numérique, il/elle partage avec le référent de l’unité accueil-courrier : le recrutement des services civiques (5 sessions/an), leur tutorat et formation, l’information des MSAP et des mairies, ainsi que le traitement des sollicitations.
Il/elle pilote enfin la mise à jour et le suivi du plan de continuité d’activités (PCA) du SGCD, en lien avec les services. À ce titre, il/elle identifie les activités essentielles, actualise et diffuse les procédures, organise des exercices et intègre les retours d’expérience afin d’adapter le dispositif aux évolutions des risques et de l’organisation.
Votre environnement professionnel
Activités et composition du service :Le secrétariat général commun départemental gère des fonctions mutualisées pour la préfecture de la Seine-Maritime et les directions départementales interministérielle ( DDETS, DDPP et DDTM). Le service des moyens généraux est composé de 60 agents répartis en 5 bureaux. Le bureau relations aux usagers garantit l’accueil et l’information du public sur tous les canaux, gère les réclamations et les supports d’information, et assure la continuité de la réponse téléphonique H24 ainsi que le courrier.
Liaisons hiérarchiques :
Le directeur du secrétariat général commun et son adjoint-e.
La cheffe du service des Moyens généraux et son adjoint-e
Liaisons fonctionnelles :
Les services de la préfecture, des DDI, du SGAR, les déléguées à l'appui et au pilotage des DDI et les agents.
Les us
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