Secrétaire / assistante administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Accueil - Secrétariat, standard RH - Instruction de dossiers d'action sociale Missions / conditions d'exercice ACCUEIL : répondre, filtrer, orienter, renseigner
gestion des agendas, invitations, diffusion, groupes de travail à organiser
Toute autre demande d'assistanat du service

TRAVAUX ADMINISTRATIFS :
Gestion et tri du courrier, rédaction et mise en forme de documents administratifs
Acheminement des contrats et arrêtés, envoi à la Préfecture le contrôle de légalité
Etablissement des diverses listes de mouvements de personnels, de tableaux de bord, imprimés, guides, plaquettes...
Procéder aux publications internes (notes, flash...)
Gestion des parapheurs : enregistrement, copies, numérisation, transmission aux agents internes et/ou externes au service
Aide à la préparation du Comité Social territorial (dossiers, invitations)
Envoi des rapports dématérialisés des réunions du Conseil départemental
Gestion de la boîte mail "grh" et traitement des candidatures spontanées

GESTION DES PRESTATIONS SOCIALES
Suivi des lignes budgétaires et instruction des dossiers : médailles départementales, paiement de l'allocation éducation et de l'APEH, gestion et régie des titres restaurant et des prestations CNAS, organisation de l'Arbre de Noël, gestion de la vaccination contre la grippe, commande de gerbes de fleurs en cas de décès (agent, famille)
Constituer un binôme efficient de 2 secrétaires RH tant sur la partie secrétariat que gestion de l'action sociale en cas d'absence de l'un ou l'autre agent

Missions secondaires:
suivi des grèves
gestion des fournitures administratives RH
Suivi et instruction des absences syndicales et des mandats électifs Profils recherchés Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, requêtes Business Object...)
Techniques de sécretariat (prise de notes, bases de données, publipostages) et numérique (GED et iparapheurs, intranet, internet...)
Capacité à concevoir et à suivre des tableaux de bord
Capacité à organiser son travail et gérer les priorités
Qualités rédactionnelles
Rigueur, réactivité
Sens du service public (qualités d'accueil, d'orientation et de conseil)
Discrétion et respect des obligations de confidentialité
Bon relationnel

Conditions et contraintes d'exercice - moyens mis à disposition

Moyens mis à disposition : poste informatique
Horaires modulables donnant accès à des RTT en fonction du cycle de travail choisi

RIFSEEP + CIA "sous réserve de la réalisation des objectifs fixés