RÉSUMÉ DU POSTE La mission principale est liée à l'accueil de groupes hébergés : - Accueil et Secrétariat (gestion des demandes de réservation) - Gestion financière (SIFAC) et suivi de l'exécution budgétaire (engagement et suivi de l'exécution des dépenses et recettes y compris la régie de recettes) ; - Gestion de l'accueil des groupes et gestion des prestations de l'hébergement (coordination et suivi : depuis la réservation jusqu'à la facturation, gestion des plannings et agenda, édition des documents de gestion via le logiciel de gestion hôtelière, suivi des prestataires, coordination logistique, programmation des cartes d'accès). L'agent.e en gestion administrative et financière assure également la gestion financière de la structure (ordres de mission des 5 agents, dépenses courantes de pilotage 10 K€ et de patrimoine 35 K€). L'agent.e en gestion administrative et financière est également en charge de la mise à jour des tableaux de bord de la station () DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS Accueil et Secrétariat du service : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines) () Gestion financière SIFAC et suivi de l'exécution budgétaire - Procéder aux opérations d'engagement - Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations ou par structure - Enregistrer les données budgétaires - Collecter, contrôler et archiver les pièces et justificatifs (opérations financières et comptables ou gestion) - S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité (Réseau finance de l'Université) - Tenir une régie de recettes () Gestion de l'accueil des groupes et gestion des prestations de l'hébergement - Consigner les procédures applicables dans son domaine - Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (réservation, facturation) - Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées - Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances (planning de la structure, réservation, gestion des salles, de l'hébergement et des prestataires) - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion (dont logiciel de gestion hôtelière) - Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, cartes d'accès) de l'activité du service (Formations, réunions, séminaires, colloques) ()
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