Assistant.e formation confirmé.e (h/f)

QUI SOMMES-NOUS ?
Trans-Faire Groupe est la synergie de deux entités engagées pour le développement des compétences et l'insertion professionnelle.
* Trans-Faire Formation est Centre de Formation par Apprentissage (CFA) spécialisé dans les métiers du sport et de l'animation. Également positionnée comme une EdTech innovante, Trans-Faire Formation propose des formations en ligne certifiantes, axées sur la préparation physique et la psychologie du sport.
* La Sfaire est une agence d'accompagnement des entreprises vers la digitalisation de la formation.
Pour renforcer notre équipe du service administratif, nous recherchons un.e Assistant.e Formation. Peut-être vous ?
LA MISSION QUI VOUS SERA CONFIÉE
En tant qu'Assistant.e Formation vous serez responsable de la gestion complète des dossiers des apprenants : vérification des candidatures, complétude des dossiers apprenants pour la DRAJES, mobilisation des financements, suivi des stagiaires et apprentis en lien avec l'équipe pédagogique, gestion administrative des certifications et facturation. Vous serez le relais administratif entre les apprenants, employeurs et les OPCO.
Vos missions incluront :
Pilotage des inscriptions et gestion des parcours apprenants :
- Coordination du processus d'inscription en lien avec les équipes pédagogiques et administratives, depuis la candidature jusqu'à l'intégration des apprenants.
- Accueil et accompagnement des publics (en présentiel, par mail ou téléphone), avec une attention particulière portée à la qualité du service rendu.
- Supervision de la complétude et de la conformité des dossiers, relances ciblées, et intégration dans les outils de gestion (GRC, SYNERGIES, FOROMES, YPAREO, interfaces OPCO).
Suivi administratif et appui à la pédagogie
- Rédaction et diffusion des documents contractuels et administratifs (contrats de formation, conventions, CERFA, convocations, attestations...).
- Programmation et gestion des émargements numériques (EDUSIGN, SOWESIGN...), des justificatifs de présence et des plannings en lien avec les formateurs.
- Gestion des procédures liées à la qualité et aux certifications.
Gestion de la facturation et relation avec les financeurs
- Élaboration des échéanciers de facturation et suivi des flux financiers liés aux formations.
- Émission des factures et diffusion selon les typologies de destinataires (employeurs, OPCO, financeurs publics).
- Suivi rigoureux des règlements et gestion des relances éventuelles, en lien avec les équipes comptables et les partenaires externes.
LES AVANTAGES À TRAVAILLER AVEC NOUS
* Immersion au cœur d'un organisme de formation engagé pour l'inclusion et l'insertion professionnelle.
* Collaboration quotidienne avec des équipes pluridisciplinaires (administratif, pédagogique) dans un environnement à taille humaine.
* Implication dans le pilotage administratif de dispositifs financés, avec une vision transversale de la chaîne de formation.
* Autonomie dans vos missions en bénéficiant d'un accompagnement continu par l'équipe et votre manager.
DANS QUEL ENVIRONNEMENT VOUS ALLEZ TRAVAILLER
* Nos bureaux sont situés à Paris, dans le 20ème arrondissement, avec de nombreux avantages sur place : salle de sport, espaces détente.
* Vous intégrerez une équipe à taille humaine, engagée et solidaire, où la collaboration et la bonne humeur rythment le quotidien.
VOUS ÊTES LA PERSONNE IDÉALE SI...
* Vous avez une expérience au sein d'un organisme de formation et une maîtrise de l'outil YPARÉO.
* Vous avez la connaissance des diplômes et certifications portés par le ministère des Sports et des Jeux Olympiques et Paralympiques (JEPS)
* Vous êtes reconnu.e pour votre capacité d'adaptation, savez hiérarchiser les priorités et gérer les situations d'urgence.
* Vous êtes organisé.e et savez planifier efficacement pour assurer la bonne tenue de vos missions.
LES PRÉREQUIS INDISPENSABLES
* Diplômé.e d'un bac +2 en assistant.e de gestion et/ou de direction.
* 2 à 5 ans d'expérience (hors stages et alternances) sur un poste similaire.
* Bonne maîtrise du logiciel YPARÉO et connaissance du secteur de la formation et/ou de l'enseignement.
* Maîtrise des outils informatiques (Pack Office).
* Excellente maîtrise de l'expression écrite et des techniques de communication.
BON À SAVOIR
* Rémunération fixe selon profil.
* Carte Swile (titres-restaurants 8,50€/jour).
* CDI
* Télétravail possible
Vous êtes intéressé.e par cette opportunité ? Rejoignez-nous et apportez votre expertise au sein de Trans-Faire Groupe !
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Horaires:
* Du lundi au vendredi
* Repos le week-end
* Travail en journée
Lieu du poste : Télétravail hy