Assistant d'agence h/f

ABER Propreté, c'est une entreprise familiale et indépendante, née en Bretagne, qui a grandi sans perdre l'essentiel : la proximité, le respect des personnes et le sens du collectif.

Avec nos 38 agences en France et plus de 50 ans d'expérience, nous restons profondément attachés à notre mission de terrain et à des relations simples et directes, que ce soit avec nos clients ou nos 4000 collaborateurs.

On est convaincus que chacun doit pouvoir trouver sa place, évoluer, et s'épanouir au travail.

Nous sommes aussi une entreprise inclusive et handi-accueillante, où la diversité est vue comme une vraie richesse.

Rejoindre ABER Propreté, c'est rejoindre un collectif qui avance ensemble, avec le sourire, du bon sens, et l'envie de bien faire. Notre agence de Poitiers recrute un.e assistant.e d'agence.

Sous la responsabilité du Directeur d'agence, vous aurez en charge les missions suivantes :

Exploitation / commerce :

- Interlocuteur privilégié pour les salariés de l'agence
- Accompagnement/ appui du personnel administratif de l'agence
- Gestion de l'accueil téléphonique et physique
- Aide commerciale : Réalisation d'appels téléphoniques et envois d'e-mails pour contacter des prospects et clients, assurer le suivi des échanges et relancer si nécessaire.
- Support aux appels d'offres : Participation à la constitution des dossiers d'appels d'offres (récupération des documents requis, mise en forme, suivi des échéances).

Gestion administrative du personnel :

- Pilotage de l'activité administrative de l'agence (contrats de travail, DPAE )
- Création et saisie des dossiers salariés dans l'outil RH
- Vérification des autorisations de travail pour les salariés étrangers
- Suivi des différentes échéances liées aux salariés (période d'essai, visites médicales, fin de CDD )
- Rédaction de courriers administratifs courants
- Suivi des procédures sociales en lien avec le service RH (suivi des procédures disciplinaires, rédaction de courriers disciplinaires )
- Aide à la création et suivi des contrats de travail en collaboration avec les managers de proximité (moyenne de 60 contrats réalisés / mois)

Saisie de la paie :

- Suivi des pointages des salariés en lien avec l'équipe d'exploitation (75 agents de propreté à temps partiels)
- Saisie et contrôle des éléments variables de paie
- Mise à disposition, du référent paie, des éléments nécessaires à l'établissement de la paie

Gestion de la facturation :

- Vérification de la création des contrats clients abonnés et occasionnels dans le logiciel
- Réalise la facturation mensuelle (moyenne de 125 factures) et suit les encaissements clients
- Saisie des éléments variables de facturation clients
- Contrôle et édite les factures clients
- Envoie les factures
- Assure un reporting via le journal de vente
- Règlement client (encaissements, saisie des virements et prélèvements, litiges clients, relance)

Vous l'avez compris, l'assistant.e a un vrai rôle d'interface au sein de l'agence !