Assistant de direction du directeur général adjoint (h/f)

Domaine : Organisation et gestion des ressources - Pilotage

Pôle : Pôle ressources et moyens

Description du poste

Le poste est rattaché à la Direction Générale du Pôle, sous l’autorité du Directeur Général Adjoint.
Placée directement sous l’autorité du DGA, l’assistant(e) de direction assure à titre principal l’accompagnement du DGA et, à titre subsidiaire, la continuité de service pour les directions du pôle.
L’assistant(e) de direction apporte un appui permanent au DGA en termes d’organisation, de gestion administrative et de suivi des dossiers. Interface opérationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes, il/ elle assure la coordination et/ ou le suivi de procédures ou dossiers transversaux au pôle.

Identification du poste

Cadre d'emploi de référence

1. Catégorie B de la filière administrative - Rédacteur territorial

Cadre d'emploi d'accès

2. Catégorie B et C de la filière administrative

Positionnement hiérarchique

3. Sous l’autorité du Directeur Général Adjoint

Résidence administrative/Territoire

4. Rodez

Domaine d'activité

5. Assistanat de direction

Missions

Secrétariat/ pilotage de l’agenda

6. Gestion des parapheurs entrants et sortants
7. Prendre les initiatives nécessaires afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de la DGA au plan matériel et logistique (gestion des fournitures, stock de papier, coordination des commandes collectives au pôle…)
8. Priorisation des informations reçues (par mail, contacts téléphoniques, …) et alerte du DGA des réponses à apporter en fonction de ces priorités et échéances
9. Accueil téléphonique et physique
10. Organisation logistique des déplacements, réunions, événements du pôle
11. Gestion de l’agenda du DGA
12. Rédaction de notes (rapports, mails) sur demande du DGA
13. Effectuer tous travaux de secrétariat classique : enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents

Taches administratives

14. Rédaction de comptes-rendus de réunion, notes, fiches synthétiques, rapports
15. Coordination et suivi des demandes d’éléments produits ou à produire pour le Président, le cabinet, la direction générale, les autres pôles ou les directeurs du pôle et relances éventuelles pour tenir les délais impartis
16. Constitution des dossiers pour les réunions du DGA, réponses à apporter
17. Traitement des courriers arrivés, informations reçues sur les plateformes de communication avec les tribunaux ou experts judiciaires (TELERECOURS, SAGACE, OPALEXE, …)

Suivi de dossiers transversaux

18. Par délégation du DGA, préparer des validations et mener des processus sur les outils numériques relatifs dédiés aux déplacements (GFD), au paiement de factures (GECCO), aux rapports (Airdélib)
19. Assurer un lien transversal efficace avec les directions du Pôle, avec le cabinet, la direction générale, les autres Pôles et avec les agences et services associés du « groupe Aveyron
20. Coordination et préparation des entretiens annuels
21. Coordination de la constitution de dossiers avec les directions du pôle (rapport annuel d’activité, rapport développement durable, dossiers liés à l’assemblée départementale ou commission permanente, - rétroplanning, regroupement des rapports, relances,….)
22. Coordination des assistant(e) de direction du pôle sur des dossiers communs
23. Fonction de référent sur des sujets spécifiques (numérique,…)
24. Collecter et consolider des informations relatives à la gestion du personnel (congés, horaires), particulièrement des directeurs du pôle et leurs adjoints

Compétences et aptitudes

Compétences métier

25. Connaissance générale des services de la collectivité et du « groupe Aveyron
26. Maîtrise de la communication, orale et écrite
27. Maîtrise des techniques de secrétariat, d’accueil et des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, internet)
28. Capacités rédactionnelles et relationnelles
29. Connaissance des processus administratifs de la collectivité, et connaissance des logiciels de gestion dédiés

Aptitudes requises

30. Rigueur, discrétion et disponibilité
31. Sens de l’organisation, de l’anticipation
32. Posséder des capacités d’initiative, de priorisation des tâches et de réactivité : qualités personnelles permettant de faire face rapidement à des situations relationnelles délicates et/ou complexes, garantir les réponses dans les délais
33. Capacité à travailler de manière autonome, à être force de proposition, notamment dans un objectif d’amélioration et d’optimisation des procédures, (classement, traitement des courriers, notes,…) en veillant à intégrer les process collectifs mis en place par la collectivité
34. Posséder des capacités d’accueil et un bon sens relationnel
35. Capacité à travailler en équipe
36. Etre capable de véhiculer une image valorisante du Pôle et de la collectivité
37. Faire preuve de discrétion et de confidentialité

Formation et expérience

38. Formation et/ou expérience dans la gestion administrative confirmée

Conditions d'exercice

Contexte du poste/contraintes

39. Disponibilité pour s’adapter aux rythmes et horaires de travail variables
40. Situation de travail parfois délicates nécessitant tact et sens de la discrétion
41. Nombreux contacts externes et internes

Poste à pourvoir dans les meilleurs délais. Les candidatures doivent comporter une lettre de motivation et un curriculum vitae.

> Fiche de poste complète en annexe (pour la version mobile, la fiche de poste au format PDF se trouve sous le formulaire de candidature "répondre à cette offre").

En savoir plus

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