Secrétaire du département d’ingénierie du risque et informatique en santé

Nous recherchons notre futur/future Secrétaire du Département d’Ingénierie du Risque et Informatique en Santé ! 1/ Missions d'accueil et gestion administrative pour les étudiants •Assure l'accueil, l'information et l'orientation physique, téléphonique et électronique des étudiants et futurs étudiants et répond à leurs questions au sujet de leur scolarité (EDT, relevés de notes, carte étudiants, certificats, attestations, salles et espaces de travail,…) •Assure la gestion administrative des opérations de recrutement des étudiants notamment les Commissions Pédagogiques (e-candidat) •Assure les inscriptions administratives, pédagogiques et les opérations associées (APOGEE) •Saisit et suit l'emploi du temps des formations et des salles (ADE) •Etablit les conventions de formation professionnelle continue et individuelle •Vérifie les conventions de stages, les modifie en cas de besoin, et assure le suivi des conventions aux diverses étapes •Participe à l'organisation matérielle des examens : collecte des sujets d'examens, collecte des copies, saisie des notes •Participe à la préparation et à l'organisation matérielle des jurys : édition des PV, corrections, affichage des résultats ; aux préparations des travaux de réunions et des commissions, rédige les PV de réunions et suit l’application des décisions 2/ Missions de coordination et gestion administrative pour les enseignants •Participe au suivi des heures complémentaires, à la vérification des dossiers des vacataires et au paiement des heures réalisées (OSE) •Participe à l’organisation logistique concernant les enseignants externes •Assure le relais entre les équipes pédagogiques et les étudiants •Assure l’organisation des conseils de perfectionnement 3/ Missions de gestion de projet pour les autres activités du département: formation continue, diplômes universitaires, partenariats •Participe à l’organisation et à la supervision des projets •Travaille en étroite relation avec les établissements partenaires •Etablit, suit les conventions sur les volets administratifs, réglementaires et financiers •Etablit des tableaux de bord et de suivi •Assure le respect et le suivi des critères Qualiopi •Assure la gestion des dépenses (matériel et fournitures, missions et heures complémentaires) 4/ Missions transverses à l’UFR •Applique les procédures de l'Université et de l'UFR en matière de scolarité •Travaille en étroite relation avec les établissements et organismes de santé •Facilite l'accompagnement des étudiants (animation journées de rentrée, portes ouvertes, etc.) •Participe aux réunions organisées par l’UFR •Répond aux diverses enquêtes demandées par l'UFR ou la Direction de la Formation •Contribue aux actions de communication de l’UFR et aux autres évènements de l’UFR (examens, ED, ECOS,…) Ce poste est fait pour vous si : Vous avez des connaissances générales des techniques de gestion administratives et pédagogiques. Vous connaissez la politique sociale au bénéfice de l'étudiant : bourses, logement ainsi que la réglementation en vigueur en matière de scolarité. Vous connaissez l’organisation de l’enseignement supérieur et le fonctionnement des universités en France Vous connaissez la réglementation qui régit les études en santé. Vous possédez une connaissance juridique et technique des procédures comptables et financières Vous maîtrisez les outils métiers : Apogée, ADE, e-candidat, OSE, SIFAC ainsi que les logiciels bureautiques courants : Word, Excel Vous avez des aptitudes relationnelles (avec le public et dans l'environnement professionnel). Vous savez travailler en équipe. Vous faites preuve de discernement, de discrétion et d'une grande adaptabilité. Vous savez prioriser, organiser et planifier les activités. Vous savez rédiger des notes administratives, des notes de synthèse et des courriers. Vous savez anticiper et faire remonter les problèmes. Vous savez résoudre des cas litigieux ; vous savez rendre compte à votre hiérarchie de manière adéquate. Votre parcours professionnel : Vous êtes titulaire d’un BTS/Licence en gestion, communication, hôtellerie/tourisme, médico-social ? Vous possédez une expérience sur un poste similaire ? N’hésitez plus et postulez ! Rémunération et avantages sociaux : •Rémunération contractuels (hors variables) : à partir de 1 538,46 € nets (avant PAS), selon profil •Congés : 45 jours de congés annuels •Télétravail : 2 jours/semaine •Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail •Prise en charge partielle des frais de mutuelle •Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié •Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels