Assistant de direction h/f

À propos de nous

Le CH Théophile Roussel est un établissement public de santé mentale assurant la prévention, la prise en charge intensive et les suites de soins sur le site principal situé à Montesson et dans 32 structures extra hospitalières pour un bassin de population estimé à plus de 800 000 habitants et qui recouvre 34 communes (4 secteurs de psychiatrie de l’Enfant et de l’Adolescent et 3 secteurs
de psychiatrie de l’Adulte) dans les Hauts de Seine et les Yvelines.


Mission

Adjoint administratif / Assistant de direction h/f

Poste à temps complet à pourvoir dès que possible par voie de mutation, détachement, CDI, CDD


Définition :

Traiter et organiser l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes de la Direction Générale, du Secrétariat Général et des Affaires Médicales.

a) Secrétariat administratif

· Accueillir et renseigner les interlocuteurs et praticiens qui se présentent dans le service

· Assurer l’accueil téléphonique

· Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs (courriers, notes, décisions, attestations, contrats,)

· Réceptionner le courrier de la poste, assurer la diffusion et le suivi

· Gérer le courrier, le classement papier et informatique et l’archivage des dossiers administratifs

· Gérer la boite mail générique de l’établissement et le fax

· Planifier des réunions

· Préparer les dossiers des réunions/instances

· Créer le tableau mensuel des gardes et astreintes du CHTR et le compléter mensuellement pour les gardes administratives, techniques, soignantes et l’astreinte informatique

· Faire les commandes de papeterie, café, autres.



b) Gestion des dossiers médicaux

Assister la responsable des Affaires Médicales dans les missions suivantes :

a. Gestion de la paie médicale

b. Suivi administratif du personnel médical

c. Gestion logistique et administrative spécifique au personnel médical



c) Autre mission

· Participer à des dossiers transversaux confiés par la Direction Générale ou le Secrétariat Général



Liaisons hiérarchiques :

L’adjoint administratif est placé sous la responsabilité de l’Attaché d’Administration de la Direction Générale.

Il exerce ses missions en lien fonctionnel avec l’adjoint des cadres chargé des Affaires Médicales et l’Adjoint des Cadres du Secrétariat Général, pour les missions relevant de leurs domaines respectifs.



HORAIRES

Poste à temps plein, du lundi au vendredi de 9 h 00 à 16 h 30.

Avantages :

prise en charge 75 % des frais de transport en commun

Forfait mobilité durable

RTT

Comité social CGOS

Animations diverses au bénéfice des personnels (action bien être, ciné-débats, tombolas, évènements conviviaux…)

Occasions de participer à la vie de l’établissement : groupes de travail pluri-professionnels, groupes projets, Comité Développement Durable, Commission Culture….



Accès :

· En transports en commun : Ligne RER A direction Cergy ou Poissy - Ligne de bus : B Rueil Malmaison – Arrêt Théophile Roussel ou le G Gare le Vésinet/Le Pecq – Arrêt Théophile Roussel

· En voiture ou en vélo : parking gratuit à l’intérieur de l’hôpital


Profil

COMPETENCES REQUISES

Connaissances :

· Maîtrise du fonctionnement d’un établissement de santé

· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).



Savoir-faire :

· Rédiger et mettre en forme des documents administratifs

· Saisir, contrôler et fiabiliser des données chiffrées.

· Organiser son travail selon les priorités et les échéances de paie.


Savoir-être :

· Bonne présentation, sens du contact et esprit d’équipe

· Rigueur, discrétion et respect du secret professionnel

· Esprit d’initiative

· Sens du service public et de la hiérarchie


MOYENS MIS A DISPOSITION

Moyens bureautiques - Internet - Messagerie


CORRESPONDANCE STATUTAIRE ET CLASSEMENT DANS LE REPERTOIRE DES METIERS DE LA FONCTION PUBLIQUE HOSPITALIERE

· Adjoint Administratif, catégorie C

· Agent d’administration (code métier : SA401)

· Famille : Administratifs et accueil

· Sous famille : Traitement des données administrative.