Assistant planification (f/h)

Randstad vous ouvre toutes les portes de l'emploi : intérim, CDD, CDI. Chaque année, 330 000 collaborateurs (f/h) travaillent dans nos 60 000 entreprises clientes. Rejoignez-nous !
Votre agence Randstad, spécialisée dans les métiers de l'assistanat, vous offre de nombreuses opportunités d'emploi et vous accompagne tout au long de votre carrière.
Nous recherchons pour le compte de notre client, spécialisé dans les travaux d'installation de gaz dans les établissements de soins hospitaliers, un.e Assistant.e Planification (F/H) dans le cadre d'un surcroît d'activité
Poste à pourvoir rapidement
Salaire 14€/h + tickets restaurant Au sein de la cellule Administration et Planification vos missions sont la suivantes:

- support dans l'exécution des activités commerciales:
assure le suivi du traitement des demandes clients ;
assure la mise en forme, l'envoi des devis et offres dans le respect des politiques commerciales et assure la relance auprès des clients ;
enregistre les commandes client et assure le suivi du portefeuille commercial dans les systèmes d'information ;
gère et suit la base prospects clients.

- l'ordonnancement des activités en lien avec les responsables de secteurs et/ou les chargés d'affaires et/ou le donneur d'ordre:
consolide le plan de charge annuel de l'ensemble des activités selon les prévisions ;
affecte les ressources nécessaires (humaines et matérielles) aux activités et procède aux mises à jour ;
anime une revue de planning hebdomadaire afin de garantir la réalisation des activités ;
assure un échange d'information régulier avec le donneur d'ordre sur l'avancement des interventions et arbitrages nécessaires ;
fait remonter les informations et les demandes d'arbitrages relatives au planning auprès du chargé d'affaires et/ou du responsable de secteur, et le cas échéant, du Gérant ;
assure un suivi des ressources au quotidien (suivi congés, décalage des interventions... ) et alerte sur la charge et les besoins en ressources ;
contrôle la saisie des heures et kms des ordres de services (OS) ainsi que leur validation et signale les écarts.

- suivi administratif et logistique des travaux neufs et prestations de maintenance et services:
assure le traitement des demandes d'achats du chargé d'affaires et/ou du responsable de secteur (commande, réception, gestion des stocks) conformément aux contrats et politique achat en vigueur ;
assure la facturation des interventions et le traitement des travaux modificatifs ;
enregistre la traçabilité des dispositifs médicaux ;
établit les déclarations de sous-traitance et dossiers de cautionnement et garantie bancaire ;
informe sur l'avancement général des affaires.

- suivi administratif de l'agence et du personnel:
assure l'accueil téléphonique et le traitement du courrier ;
apporte les éléments nécessaires à l'établissement de la paie ;
gère les formalités administratives en coordination avec le gérant et le responsable ressources humaines ;
assure la coordination avec les services partagés sur des sujets liés à la comptabilité, aux achats, ou à la gestion de flotte ;
contribue à la production et à l'analyse des rapports d'activité (chiffre d'affaires, coûts et indicateurs). Vous devez être titulaire d'un Bac+2 ou équivalent et disposez d'une première expérience réussie sur des fonctions similaires.
Votre aisance informatique, votre excellente communication orale et écrite ainsi que votre capacité d'analyse sont des atouts indispensables pour réussir sur ce poste.
Pré-requis pour ce poste:
sens du service, bonne écoute
capacité à assurer la confidentialité
relationnel, travail en équipe
autonomie, sens de l'initiative, rigueur
gestion des priorités
sens des responsabilités
capacité à s'adapter à son environnement