Assistant de direction au chlg (h/f)

À propos de nous

Le Centre hospitalier Saint-Jean, situé à La Guerche de Bretagne (35) est un établissement public de santé, en direction commune avec le Centre hospitalier Simone Veil à Vitré. Les services de médecine et de soins médicaux de réadaptation cohabitent avec un EHPAD dans des locaux entièrement rénovés. L'accompagnement individualisé, l'animation et la prévention en santé sont au cœur de nos pratiques. Venez rejoindre un hôpital de proximité ouvert sur son environnement!





Mission

Le CHLG recherche un assistant de direction (H/F) pour un CDD de 3 mois renouvelable.

DÉFINITION du POSTE

Par ses qualités organisationnelles et sa rigueur, il organise et coordonne les journées du directeur du site et de l’encadrement supérieur. Il optimise les procédures d'organisation et facilite les prises de décisions.

Vecteur de l'image de l’établissement, il gère le traitement de la communication écrite et orale : il assure l'interface avec les interlocuteurs et collecte, analyse et diffuse l'information, tant à l'interne qu'à l'externe.

L'assistant de direction participe également à différentes fonctions assurées par le directeur de site : il l’assiste dans la coordination et le suivi d'un projet, prend en charge l'organisation complète d'un événement et met en œuvre les opérations de communication liées à ces projets.

L'assistant de direction, sous la responsabilité de sa hiérarchie, exerce son métier en toute autonomie, dans le respect de la confidentialité, en appréciant les urgences et les priorités. Il s’assure de la bonne diffusion des informations et des décisions et en assure le suivi.

Le travail en réseau et les évolutions technologiques des outils de communication exigent une maîtrise des outils et applications numériques. L'assistant doit assurer de façon permanente une veille technologique et informationnelle pour rester opérationnel.

Point d'ancrage d’une équipe de direction nomade, l'assistant de direction est au centre de relations parfois complexes, à l'interne et à l'externe. Il représente la direction et veille au maintien de l'image de la structure, ce qui exige de fortes compétences relationnelles et un renforcement de son implication, avec un engagement dans une démarche proactive et une capacité à rendre compte à sa hiérarchie.

L'emploi s'inscrit dans un environnement exigeant et rigoureux. Il demande à l'assistant, outre les compétences professionnelles techniques classiques, une conscience des enjeux et une intelligence des situations. La posture, le savoir être, les qualités rédactionnelles et l’intérêt pour le service public sont des pré-requis indispensables.

L'assistant de direction est obligé de monter en compétence et d'accepter de travailler en mode agile : accepter la culture du changement de priorités, repositionner son degré de perfectionnisme tout en gardant la maîtrise de soi.



MISSIONS PRINCIPALES

Assister la direction au quotidien et dans la gestion de projets et dossiers spécifiques

Assurer la fonction d’interface des directeurs et responsables de service avec pour principales missions :

· accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre

· gestion de l’agenda et des priorités

· gestion des flux de documents entrant et sortant et traitement, organisation et partage d’informations

· suivi des dossiers de la direction et des instances, dont la rédaction et le suivi des compte-rendu

· rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales ou de dossiers,

· mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées

· organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate et de l’archivage

· préparation et organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous

Gérer la communication interne et externe en lien avec la direction déléguée :

· recueil, vérification et sélection des informations actualisées relatives à la vie de l’établissement pour les diffuser en interne ou en externe tout en mesurant la pertinence de chaque outil selon le cas

· conception et réalisation d’outils de communication

· gestion du site internet

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE

Directeur délégué du site


Profil

PRÉ- REQUIS INDISPENSABLES pour EXERCER les MISSIONS

* Formation supérieure en secrétariat

* Expérience souhaitée dans la fonction publique, notamment en secrétariat de direction

COMPÉTENCES REQUISES

Savoirs :

· Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Canva

· Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction

· Connaissance de l’environnement sanitaire et médico-social

· Connaissances de la fonction publique hospitalière et du droit hospitalier

· Curiosité intellectuelle

Savoir-faire :

· Maitrise orale et écrite de la langue française

· Capacité à évaluer l’urgence d’une demande et à gérer les priorités

· Gestion des situations délicates

· Reporting

Savoir-être

· Rigueur, autonomie

· Sens de l’organisation

· Diplomatie

· Sens du relationnel et du travail en équipe

· Force de proposition, dynamisme et créativité

· Disponibilité

· Discrétion et réserve