Secrétaire pédagogique / assistante administrative (h/f)

Sous l'autorité du directeur d'établissement et en lien étroit avec les référents de filière et les formateurs permanents, la secrétaire pédagogique assure la gestion administrative et pédagogique de la formation sur laquelle elle est affectée. Véritable interface entre la direction, les équipes pédagogiques et les apprenants, elle contribue au bon fonctionnement de l'établissement par son soutien administratif, logistique et organisationnel.
Missions principales
Accueil et communication
- Accueillir, renseigner et orienter les étudiants et formateurs occasionnels.
- Assurer le traitement des appels téléphoniques et des courriels.
- Garantir la bonne circulation des informations en interne et en externe.
- Participer à des actions de communication de l'établissement.
Gestion administrative et pédagogique
- Assurer le suivi, le classement et l'archivage des dossiers des apprenants.
- Élaborer et diffuser des documents administratifs et pédagogiques (certificats de scolarité, conventions, relevés de notes, convocations, etc.).
- Gérer et mettre à jour les bases de données (notamment via le logiciel Aurion).
- Suivre la saisie et l'édition des notes, bulletins, feuilles d'émargement et absences.
- Veiller à la conformité et à la complétude des dossiers étudiants.
- Participer à la démarche qualité et au respect des procédures internes.
- Suivi et gestion d'actions de formation continue
Organisation logistique et suivi pédagogique
- Organiser des jurys de certification, concours, épreuves écrites et orales.
- Assurer la préparation et le suivi des livrets de formation.
- Gérer les plannings, calendriers et emplois du temps (programmation, réservations de salles, affichages, modifications, constitution de groupes étudiants).
- Apporter un appui logistique aux référents de filière et aux formateurs.
Événements et projets transverses
- Contribuer à l'organisation des événements liés à la vie de l'établissement.
- Participer à des groupes de travail transverses.
- Le cas échéant, se voir confier la gestion de dossiers spécifiques par le directeur.

Profil recherché
- Diplôme de niveau Bac+2 type BTS (assistante de gestion, assistante administrative, support à l'action managériale) ou expérience professionnelle équivalente confirmée (minimum 3 ans).
- Connaissance du secteur de la formation professionnelle appréciée.
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Aisance dans les techniques de secrétariat (classement, gestion d'agendas, organisation de réunions et d'événements).
- Sensibilité aux enjeux de la qualité et de la communication.
- Goût pour le travail en synergie avec des équipes pluridisciplinaires.
- Une connaissance des logiciels AURION et Parcoursup est un plus (formation possible en interne).
Qualités attendues
- Rigueur, organisation et sens des priorités.
- Réactivité et adaptabilité face aux imprévus.
- Autonomie et sens de l'initiative.
- Excellentes compétences relationnelles et rédactionnelles.
- Intérêt marqué pour le domaine de la pédagogie et de la formation.
- Poste à pourvoir dès que possible. Remplacement de 15 jours dans un premier, renouvellement possible y compris la poursuite en CDI.