Assistant·assistante de direction h/f

Descriptif et missions
Assistant·Assistante de direction (h/f) Ce poste est à pourvoir à Massy.
Assistant·Assistante de direction (h/f)
Massy est devenue en seulement quelques dizaines d'années le premier pôle économique de l'Essonne. Seule ville de banlieue à disposer d'un Opéra, d'une gare TGV et prochainement du Centre Francilien Georges Pompidou, Massy est structurellement découpée en quartiers, traversée par les lignes de chemin de fer, ce qui lui confère une physionomie singulière. Cette configuration offre une mixité des usages de la ville assez rare en Ile-de-France : se loger (plus de 50 000 habitants), travailler (31 000 emplois), pratiquer des activités sportives (82 équipements, 2 piscines) ou culturelles (Opéra, Conservatoire, Scène de musiques actuelles, 2 Médiathèques), se rencontrer (380 associations), grandir (33 écoles, 4 collèges, 2 lycées), tout est possible à Massy. Considérée aujourd'hui comme la Capitale Sud du Grand Paris, au coeur du cluster Paris-Saclay, Massy continue de se développer pour offrir à ses habitants et ses visiteurs la meilleure qualité de service possible.

MISSIONS
Le conservatoire à Rayonnement Communal (CRC) recherche un·e assistant·e de direction engagé·e et organisé·e pour accompagner son équipe artistique et administrative dans le développement de projets musicaux, pédagogiques et culturels au service des habitants·es. Sous l'autorité du directeur du conservatoire, vous assurez les missions suivantes :
Agenda du directeur :

- Gérer les rendez-vous du directeur,
- Organiser les rendez-vous, les réunions et préparer les dossiers nécessaires,
- Organiser les dossiers en préparation des rendez-vous.
Accueil - Secrétariat :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction, en offrant un premier niveau d'information et de filtrage,
- Garantir la création et le suivi de tableaux de statistiques à la demande du directeur et/ou de la DAC (Direction des Affaires Culturelles),
- Garantir la rédaction des conventions de prestations ou prêt de salle,
- Suivre les rapports d'activité,
Budget :
- Participer à la construction du budget prévisionnel en lien avec le directeur,
- Élaborer les bons de commande, valider les factures et assurer le suivi sur le logiciel CIRIL,
- Assurer le suivi du budget lié à la vie quotidienne du conservatoire, en lien avec le Directeur et, le cas échéant, avec la Direction des Affaires Culturelles.

Gestion financière :
- Assurer le suivi administratif et financier de l'entretien des instruments, gérer les achats, en ligne avec le budget prévu et l'équipe pédagogique, y compris l'achat des partitions,
- Contacter les artistes invités lors des manifestations et assurer leur gestion financière (connaissance du GUSO souhaitée),

Gestion de la vie scolaire :
- Saisir les inscriptions et réinscriptions des élèves sur le logiciel iMuse,
- Monter les classes collectives : attribuer les nouveaux élèves aux différentes classes et suivre la concordance des plannings,
- Monter les classes Découverte et gérer la classe au quotidien,
- Recevoir les parents et les élèves pour les problèmes liés à l'organisation de leur scolarité,
- Saisir les emplois du temps des professeurs,
- Rédiger diverses attestations (scolarité, niveau, paiement),
- Envoyer divers mails aux familles, liés à l'organisation des concerts.

Les concerts du conservatoire :
- Accueillir le public,
- Distribuer les programmes,
- Surveiller et encadrer les élèves.

HORAIRES : 36h40 hebdomadaires

CONTRAINTE DU POSTE :
- Assurer l'accueil du public (5h hebdomadaires),
- Être disponible le samedi matin (l'agent bénéficie de toutes les vacances scolaires),
- disponible ponctuellement en dehors des horaires réguliers : assister aux concerts du Conservatoire à 19h (jusqu'à 50h par an),
Profil recherché
Assistant·Assistante de direction (h/f) COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers (iMuse, CIRIL, etc.),
- Faire preuve de rigueur et d'organisation dans le suivi des tâches administratives,
- Communiquer efficacement avec les équipes pédagogiques, les familles et les partenaires extérieurs,
- Gérer les priorités et respecter les délais,
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité dans le traitement des informations, respecter le devoir de réserve,
- Travailler en autonomie tout en s'inscrivant dans une dynamique d'équipe,
- S'adapter aux rythmes et aux exigences du fonctionnement d'un établissement culturel,
- Faire preuve de réactivité et de diplomatie dans la gestion des situations imprévues.

- Poste Handi accessible
EC9754
Avantages collectifs au travail
Assistant·Assistante de direction (h/f)
- Démarche de conseil/protection des agents
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Chèques vacances/loisirs
- Prise en charge Mutuelle
- Avancement de carrière/promotion
- Prise en charge frais déplacement formation
- Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
- Abonnement CNAS ou FNAS
- Abonnement COS ou CAS
- ARTT
- Bilan de compétence/carrière
- Aides à la rentrée scolaire

Description de la collectivité

Massy est devenue en seulement quelques dizaines d'années le premier pôle économique de l'Essonne. Seule ville de banlieue à disposer d'un Opéra, d'une gare TGV et prochainement du Centre Francilien Georges Pompidou, Massy est structurellement découpée en quartiers, traversée par les lignes de chemin de fer, ce qui lui confère une physionomie singulière. Cette configuration offre une mixité des usages de la ville assez rare en Ile-de-France : se loger (plus de 50 000 habitants), travailler (31 000 emplois), pratiquer des activités sportives (82 équipements, 2 piscines) ou culturelles (Opéra, Conservatoire, Scène de musiques actuelles, 2 Médiathèques), se rencontrer (360 associations), grandir (31 écoles, 3 collèges, 2 lycées), tout est possible à Massy. Considérée aujourd'hui comme la Capitale Sud du Grand Paris, au coeur du cluster Paris-Saclay, Massy continue de se développer pour offrir à ses habitants et ses visiteurs la meilleure qualité de service possible.